NPO会計支援センター

2005年からNPO法人の会計支援に特化した活動をしています。
NPO会計に関するいろんな出来事などを綴っていきます。


NPO会計日誌の書き方

「NPO会計日誌」という現金出納帳があります。
1日のお金の動きを1ページで書いていくものです。

現金の管理をする上で必要な条件をクリアするのに便利なノートです。

この現金出納帳は、「会計の基本」である「現金」の管理を
正しくおこない、正しくおこなっていることをきちんと人に
証明できるように工夫されたノートとなっています。

日々のお金の動きの記録がいい加減だと、それを集計した会計書類も
信頼できないものとなります。

会計担当者が作成した会計書類が「信頼できる書類」であるかどうか、は、こういった日々の記録から証明するのです。
単に決算時点で残高が合っているだけでは、
処理が正しいかどうかは証明できませんので、注意しましょう。

では、実際に「NPO会計日誌」の書き方を見ていきましょう。


まず、NPO会計日誌の1日のページサンプルです。
ここには表現できていませんが、このノートはA4サイズのノートで
開くと、向って左側には、領収証を貼付するようになっています。
そして向って右側が、この「一日のお金の動きを記入する」場所となっています。



実際に記入してみた例が以下のようになります。
記入方法については、NO2 とNO3 で説明しましょう。

| 会計相談でよくある事例 | 09:03 | comments(0) | trackbacks(0) |
NPO会計日誌の書き方(収入の部) NO2

NPO会計日誌の書き方[入金の部]について説明します
(NPO会計日誌については、こちらを参照ください)

(1)日付 最初に、日付の記入からです。
 この日付は、今、記入しようとしている「その日」です。
 買物をした日や、領収証の日、ではありません。
 
 原則はお金の出し入れをし、そのときにすぐにノートに書きます。

 そのため お金の出し入れをした日=記入する日 です。

 もし、昨日、金庫からお金を出して支払をしたけれど、忙しく、
 今日になってから、ようやくノートに記入する場合、いつの日にするか。
 金庫の残高を数えることができるのは、今、記入しているこの瞬間です。
 ですから、お金を数えて確認できる、今の瞬間の日付にします。
 今日の日付で記入して、今日の最後に、お金を数えて残高を確認します。

(2)前日からの繰越残高を記入
 前のページの最後の残高を、ここへ持ってきて記入します。
 この金額は、前のページの最後の行、「お金を数えた金額」です。 

(3)収入の内容を記入
 お金が入金になった内容を書きます。
 まず、勘定科目名、それから、金額、そして相手先(入金先)と、内容
 
 勘定科目がわかりません、という質問がよくあります。
 まず、このノートを記入する前に、自分たちの団体の予算書を確認します。
 *どの事業にいくら使う予定なのか。
 *それぞれ事業の予算額はいくらなのか
 *それぞれ事業は、どういう収入でなりたっているのか
 *それぞれ事業は、どういう支出を想定しているのか、科目を確認

 これらをみながら、今、受け取った入金が、団体のお金の動きの中の
 どれに該当するのか、を決めます。
 重要なのは、科目名、ではなく、どの事業のどういう内容のお金なのか、
 ということがわかるようにすることです。

 ★名称に、こだわる必要はありません。 
たとえば、参加料、か、参加費か、で長い時間悩んでいる人を見かけますが、
まったく無駄です。それよりも、

 何というセミナーの参加料をうけとったのか。
 単価金額と人数は正しいのか
 このセミナーは、定款で定めている事業のうちの、どれに該当するのか
 というようなことについて、考えることです。

(4)預金からお金を出してきた場合

普通預金やゆうちょ銀行からお金を出してきて、金庫へいれた場合には、ここに記入します。

(5)その日の入金額の合計
前日の繰越金額は、足し算しません!




では、具体的に書いてみると、こんな感じです。




 

| 会計相談でよくある事例 | 08:55 | comments(0) | trackbacks(0) |
NPO会計日誌の書き方(支払の部・最後の締め) NO3

NPO会計日誌の書き方[支払の部]と、一日の最後の締めについて説明します。
(会計日誌については、こちらを、 収入の部の書き方については、こちらを 参照ください)

では、支払をした場合の記入の仕方です。
この日誌は、一日で一ページなので、上半分が入金、
下半分は支払を記入します。

まず、支払の記入

支払も入金同様に、どういう支払なのかを把握しなければいけません。

[事業名]どの事業の支払なのか
[勘定科目]どういう科目名なのか(予算書等参考)
[金額]
[取引先]どこへ支払ったのか(店名等)
[摘要]どういう内容の支払なのかわかるように

普通預金や、ゆうちょ銀行へ預入れした場合には、
下方の、銀行へ預入れの箇所に記入します。




その日を締めて終わる処理

まず、支払額の合計をの欄に記入します。

次に、い陵鵑砲蓮
 柄以任らの繰越額)に ◆米金合計)を足し算して、
(支払合計)を引いた額を記入します。
 椨◆櫚=


次が要注意!
「本日現金残高イ龍盂曄廚箸いν


この欄には、下方に記入する欄があるように、
お金を実際に数えて、金種別を記入し、その金額
つまり、ほんとうに金庫の中にある金額、を書きます。

この欄がもっとも重要です。

よく見かけるのは、「あるはずの額」を書く人です。
たとえば
全部で、53,920円のうち、30,000円は明日、講師料として支払を
するので、先に封筒にいれている。金庫の中にはあるけれど、
もう30,000円は払ったものと想定して、数えない、というような
「操作」をしてしまっていることが非常に多いのです。

もちろん、まだ支払をせず、金庫の中に(別封筒にしているけど)
あるにも関わらず、その日の支払の欄にも、
「講師謝金 30,000円出金」として記入してしまっています。

これは、虚偽ですね。


30,000円は、別封筒にしているけど、また人に渡していないし、
金庫の中に「存在」します。
ですから、お金を数えるときには、きちんと数えて記入すべきです。

そして、自分の印をおし、1週間に1度、あるいは1ヶ月に1度というような
ルールを決めて、第3者にも、お金を確認してもらって印を貰います。

ここまでして、初めて、正しく現金出納帳が書けたことになります。




冷や汗そんなことまで、しなくてもいいんじゃない?
そんなこと、やってられないよ、と思っている人いませんか?


このお金の出し入れが、会計のスタート地点です。
スタート地点があやふやで、どこからスタートしたのか
証明できなければ、たとえば、
駆けっこで1等賞をとっても、ほんとうに1等なのか、
怪しまれませんか?

もちろん、市販の現金出納帳でも問題ありません。
が、お金をきちんと数えて管理している、ということを
いつでも証明できるようにしておかなければいけません。
そういった意味で、エクセルで別途金種表を作成しなくても、
このノートだと、一度で済んでしまうので、とても便利です。




 

| 会計相談でよくある事例 | 08:40 | comments(0) | trackbacks(0) |
NPO会計担当者になったら、最初になにをするの?

 会計担当者って、たくさん、やることがあるのは、わかりました。大きく分けると、「総務的な業務」「経理的な業務」「人に関する業務」の3つ、ですね


 大きく分けると、そうですね。


 では、会計担当者になったら、まず何からするべきなのですか?


 何からだと思いますか?


 そうですねえ。会計担当者なので、やはり「経理的な業務」でしょうか?


 経理的な業務、って、たとえば、どんなのをイメージしますか?


 う〜ん、たとえば、現金の入金、出金など、いわゆる「金庫番」でしょ!


 一般的には、そうですね。商店や小規模企業などで会計をするというと、
   金庫番&出納帳の記帳が多いでしょうね。


 ん? NPO法人は、違うんですか?


 ちょっと、違うんです。NPO法人が、一般企業と決定的に違う点は、
   収入源(活動の財源)が、いろいろある
、ということなのです。


 よく・・・わかりません・・・(涙)


 具体的に言うと、例えば、八百屋さんだと、収入はなにかといえば、
   お客さんからいただく、商品の代金ですね。


 はい、いわゆる「売上」っていうものですね!


 ええ、でも、NPO法人の場合には、一つの種類だけではなく、いろんな活動を
   沢山同時に行っている、ってことが多いんです。


 それは、なんとなく、わかります(苦笑)


 たとえば、個人からの寄付金があり、また企業から寄付金を受け取ることも
  ありますね。
  あるいは、行政からの事業を委託されていて委託料の入金があったり、車を購入
  することを申請して民間助成財団からの助成金の入金もあるかもしれません。

  また行政からの補助金もあります。もちろん講座を開けば参加料があり、
  介護事業をすれば利用料もあります。

  ざっとあげただけでも、いろんな種類のお金が入ってくる、という意味は、
  わかりますね?


 ええ、、でも、まとめて「売上」にしちゃってもいいんでは?


 そうねえ、ところが、NPO法人の扱うお金は、NPO法人のもの、ではなく
  て、支援してくれている人たちから託されているお金なんです。
  「自分のお金」じゃないんです。


 そう・・・・なんですか?


 ○○の活動をしてね、といって人から預かっているお金なんです。だから、
  預かった人に対して、それぞれに「ちゃんと活動に生かしましたよ!」って
  説明する責任がある、っていうことなんですが、わかります?
  これが、企業と違うところでもありますね。



 あらあ・・・・・・(汗)


 人にお金の使い道を説明するためにも、まずは、自分の法人は、どういう種類の
  お金が、どこから入ってくるのかを知って、会計処理をすることが大切になって
  くるのです。
  そのためには、自分の法人は「今、誰に対してどういう事業を実施しているの
  か」を理解しておく必要があるのです。


 つまり・・・・どうすれば?


 つまりね、最初に、定款をみて、どういう種類の事業をすることになっている
  法人なのかを知ります。次に、事業計画書をみて、どういう事業をする予定にな
  っているのか、という全体像と事業を知ります。そして、活動予算書をみて、
  事業の計画と予算書とがどんな風になっているか、を確認するんです。


 あのぉ・・・もうハードル高すぎて、気持ちが・・・(涙)


 (笑)ですねえ。NPO法人で求められる会計担当者は、正直、大変です。
        でも、自分の法人の活動が好きだったら、その活動の一翼を担うことができる
   という意味で、「やりがいがある!」んですよ!


 でも・・・(憂鬱)


 つまりね!会計担当者になったら、最初の1,2か月は、活動の現場にせっせと
  参加して、誰を相手にどういう活動をしているのか、を、体験することから始め
  るんです。後々にまで、その時の経験は生きてくるんですよ!つまり「経理の仕
  事」から始めるのではなく、活動に参加することから始めるべきなんです
  (*^_^*)

  結局、自分のいる法人の活動の「ファン」じゃないと、会計の業務も
  できない、ってことなんですよね。


 でも、会計業務より先に、活動に参加なんて、勝手にはできないです(涙)


 (苦笑)そうね、理事長が、このことを理解してくれないといけないですね。
   私から、話してみましょう!!!!



| 会計相談でよくある事例 | 16:15 | - | trackbacks(0) |
信頼性獲得のための「財務諸表」の作成
 NPO法人の外部報告の目的は、一般市民に対して情報開示を行うことで社会的な信頼と、より多くの共感を得ることです。そのためには、NPO法人会計基準に準拠した「正しい財務諸表」を作成しなければいけません。

NPO法人会計基準協議会から、正しい財務諸表を作成するためのチェックポイントをまとめた
ものが発行されました。重要なポイントが凝縮されていますので、ぜひご活用ください。
NPO法人会計基準協議会のHPからダウンロードできます。
または、当会計支援センターへお問い合わせください。




非常に多くの誤解
は、次の目的の違う2種類の財務諸表が、全く同じであるべきと思い込んでいることです。

^貳面榲の財務諸表(所轄庁を通して一般公開する書類)

関係者への説明責任を果たすための財務諸表(総会等に使用する書類)


もちろん、基本のデータ(数値)を書き換えてはいけませんが、フォームは違っていてもいいのです。



 ,両豺腓砲蓮NPO法人会計基準に準拠した書式を使いましょう!
この場合は、全く知らない人を対象に一般公開するものです。新聞等メディアに公開するようなものと思ってください。見る側の人は、いくつものNPO法人の財務諸表を比較してみる可能性があります。したがって、同じ書式(フォーム)で公開することが望まれます。
そのことを念頭においているのが、NPO法人会計基準です。


◆,両豺腓砲蓮基本はNPO法人会計基準に準拠しながらも、関係者等知っている人を対象にしているわけですから、過年度の決算数値と比較する財務諸表にしてみたり、予算と実績を対比した財務諸表にするなど、あるいは補足資料を追加するなどと、関係者が理解しやすいように手を加えることで、説明がしやすくなります。


この2種類の財務諸表の意図をきちんと理解し整理して、「使い分ける」ことが重要です。

| 会計相談でよくある事例 | 19:27 | - | trackbacks(0) |
活動予算書で、借入金はどうする?
 借入金は、活動予算書のどこに書けばいいの?

今、非常に多い質問です。今回、借入金を返済する予定があるけれど、活動予算書のサンプルフォームを見ても、どこにも「借入金返済」という科目がないのでどうすればいいでしょう?という問い合わせ(^_^;)

そうなんです(>_<)
活動予算書、活動計算書には、「借入金」は登場しません。借入は、たとえ手元資金は増えても、法人にとって収益でも費用でもなく、単に「借りている」だけで、貸借対照表に残高として登場するだけです。

借入をしたり、返済したことは法人の運営にとって非常に重要な事柄であり、理事会、総会など関係者にもきちんと伝える必要があるにもかかわらず、活動予算書には書けませんので、そんなときには、活動予算書の「補足資料」として「借入金の増減予定表」を作成してつけます。

言葉通り、借入金の増加、減少の予定を書いた表です。




この表は、NPO法人会計基準にある「計算書類の注記」で例示されているものです。決算書類作成の際に、活動計算書、貸借対照表にかならずつけるものとして計算書類の注記があります。

この計算書類の注記で該当する場合には記載しなければならない事項として「借入金の増減内訳」があります。それを利用しているのが、上記の表です。活動予算書作成時にも同じフォームを利用することで、決算書作成時と比較できるので便利です。

活動予算書の作成方法について、
兵庫県・神戸市発行の「NPO法人の手引き」設立・運営編
第2章 設立 55ページに詳しく書いていますので参照してみてください。

↓↓↓↓ ここから、ダウンロードできます ↓↓↓↓

県民ボランタリー活動の広場(ひょうご)
「NPO法人設立運営の手引き」各種手続き・提出書類ダウンロード
⇒ NPO法人の手引き(平成25年4月)

| 会計相談でよくある事例 | 08:43 | - | trackbacks(0) |
注記って、わかりにくい?!

「注記」には、何をかけばいいの?

昨日は、生きがいしごとサポートセンター阪神北主催の「NPO会計講座」でした。
内容は「NPO会計基準の勉強」で3時間の講座です。力を入れたのは「外部報告とは」
「会計基準とは」ということ、そして実務者にとっては悩ましい「注記」について、ワーク形式に
しながら、「なんとか身近な感じで理解してもらえれば!」と頑張りました。

実は現場では「注記は必要なのはわかっていても、まあいいか・・」って思ってしまうことが多く、
さあ、って思った時になにからどうしたりいのか困るのですよね。



注記のなかでも、特にみんなが悩む点は「事業別損益を作るにあたって共通経費の按分」ですが、
実は、忘れられがちだけど重要なのが「使途が制約された寄附金等の内訳」です。

この「使途が制約された寄附金等の内訳」は、任意ではなく
「該当する場合は、書かなければならない」という義務なんですよね。

NPO法人は、その法人のミッションに賛同する外部から資金を信託されて活動している
わけですから、託されている資金のうち「○○に使ってください」と指定されているものについては
「きちんと使いましたよ!」と説明するのは当然ですよね。

また、使途が指定されている寄附金について、事業年度終了時には使いきれなかった場合には、
それは次年度に、使途に従って使うことになっています」と説明することもとても大切です。
そういったことを表現できるのが注記の「使途が制約された寄附金等の内訳」です。




この部分は、NPO法人が説明責任を果たすべき重要な部分なので、きちんと表現しましょう!

| 会計相談でよくある事例 | 08:43 | - | trackbacks(0) |
NPO会計担当者って、どんな作業があるの?
JUGEMテーマ:日記・一般
 

NPO会計担当者にはどんな作業があるのでしょう
 

 友達から「会計頼むね!」っていわれて、なんとなく受けてしまったけれど不安でいっぱいです!なにをどうするのか全く分かりません。

そういう人、多いですね。頼む方も頼まれる方も結構、気軽なんですよね。ところがNPOの会計担当者がやるべきこと、って想像以上にたくさんあって苦労が多いんですよ。

え〜っ、どうしよう・・・

まずは、最低限、関わらないといけない業務の全体像を見て、人に頼めること、自分が責任を持たないといけないこと、など、整理してみましょう。大きく分けると、総務的な業務と、経理的な業務が同時にあります。それは切り離せないもので、相互に関連した作業となります。

えっ?お金の出し入れの経理だけじゃないんですね

ええ、総務的な業務には、細かい事務的な作業がたくさんあります。そういう作業はお金の出し入れとも密接に関係してくるので、無視できないんです。

じゃあ、総務・経理の2つがある、と思えばいいですね

いえ、残念ながらもう一つ、とっても重要な作業に「人に関する作業」があります。

人、ですか

ええ、業務量が増えるかどうかの境目が「人を雇用する」かどうか、です。「給料を払う」という体制になると、途端にいろんな作業が増えるのです。

なんということでしょう うちは給料を払っているので、総務・経理以外にも「人に関する作業」があるということですね

「人に関する作業」は、具体的には、給料を計算して払うことに伴ういろいろな手続きや支払関連の作業が、あるのです。

あらまあ・・・ちょっと手伝う、っていうレベルの問題じゃないのでは

  はい、特に「人を雇用している」かどうか、で作業量が格段に変わるのでそのあたりもきちんと知っておかないと、あとで困ることになりますね。全体像を簡単に図にしてみると、こんな感じです。



ちょっとドキドキしてきました。大変なことになってきた気がします。

 

びっくりさせてごめんなさい。でも全体像を知らないで作業をはじめると、どこまで何をすれば終わるのかがわからなくてもっと不安な日々になってしまいます。次からすこしずつ説明していくので焦らずに聞いてくださいね。

| 会計相談でよくある事例 | 10:34 | - | trackbacks(0) |
個人商店とNPOと、何が違うん?

昨日、新規にお問合せいただいた団体に伺いました。
長年、個人商店をしてこられた男性が数年前にNPO法人を立ち上げられ、
今年からは障がい者の働く場の支援が必要だという熱い思いで
「就労支援継続B型」をスタートされました。

会計処理の相談に伺ったのですが、お話をしているうちに、
NPOの会計と、一般の個人商店の会計との違いの話になり、そのうち、
そもそも「NPO法人ってなに?」という話になりました。

個人商店とNPO法人では、その成り立ちが根本的に違うため、それに関係して「会計の目的」
も根本的に違ってきます。個人商店で会計処理をする目的は、人によって、ケースに
よって違いがあると思いますが、一般的に、利益を知り税金を計算することが目的と
なることが多いかと思います。

しかしNPO法人は、「公益的な活動をする法人」であり、特定非営利活動促進法により、
情報公開が義務付けられています。
したがって、NPO法人のお金は、外部から「その団体の使命を達成することに
賛同した人から託された公的なお金」と考えるのです。そしてその「託された大切なお金を
どのように使い、どういう成果を出すことができたのか」ということを、事業報告と共に
外部に報告することが、会計の目的となります。
その外部報告は、所轄庁を通して、一般市民に広く公開されることとなります。

自分個人のお金の利益を計算するのとは、根本的に違いますよね(^_-)-☆




昨日、お会いしたその男性が、
『商売していたら会計を(銀行や税務署以外で)、人にみせることなんかないのに、
NPO法人の方は、知り合いから会計報告をみて「これ、正しいの?」と
質問されることがあって、「なぜ、人に見られるのか? どこで見ているのか?」が
ずっと不思議に思っていた』と言われていました。

設立する際に、一般企業、一般社団、NPO法人等等、いろんな法人形態があることや、
その法人の形態による意味の違いについてを知っておくことは大切ですね。
また、自分の想いは、どの法人形態であればもっとも実現できるのか、というようなことを
きちんと理解しておかないと、設立したあとで「そんなこと知らなかった、思いもしなかった」と
悩むことになってしまいますね。

NPO法人はますます地域社会に必要とされる存在となりつつあるのだと思います。
だからこそ、NPO法人格を持つ、ということについて、きちんと考えないといけないな〜
と、思った一日でした。

| 会計相談でよくある事例 | 09:09 | - | - |
市民活動団体・グループの会計
今日は、摂津市に行ってきました! きれいな駅でした(^_-)-☆



摂津市市民活動支援課主催の「市民活動団体・グループの会計の仕方」講座でお話をさせていただきました。実は、市民活動団体(法人格を持たない)の会計は、案外、むずかしいんです。




NPO法人の場合だと、会計基準により、会計報告の目的や形式等が明確になりましたが、市民活動団体という任意団体は、そういった基準がどこかに明確にあるわけではありません。

かといって、個人商店と違うのです。自分たちの活動は、単に自己満足のための活動ではないはずです。社会に必要だ、重要だと思うから活動しているはずです。その活動に、多くの人に賛同してもらう、ファンを増やすためには、「活動を会計を報告する」ということが、とっても重要となってくるのですよね。

今日はそういったことから、次のようなお話をさせていただきました。
1)会計とは
2)市民活動団体の会計の目的とは
3)現金出納帳の正しい書き方




今回は、参加者の皆さんは実際に会計実務をしておられる方たちだったので、たくさんご質問をいただきました。やっぱり、現金出納帳を書くときに問題になる「日付」について、や、現金出納帳の残高がマイナスになる場合、などについての質問が中心となりました!

実務をしていると「ちょっとした疑問に思うこと」が多くありますものね。そんな悩みの一つでも解決するお手伝いができたらいいんだけど・・・・と思います。

今日、ご参加いただいた皆様、たくさんご質問をいただいてありがとうございました!
また、よろしくお願いいたします♪
| 会計相談でよくある事例 | 18:39 | - | - |