NPO会計支援センター

2005年からNPO法人の会計支援に特化した活動をしています。
NPO会計に関するいろんな出来事などを綴っていきます。


文章を書くのは難しい

こんにちは。

NPO会計支援センター事務スタッフの松岡です。

前回の記事でも話題にしました、

「通勤路にある綺麗な桜の木」がいよいよ咲き始めました。

別々の家に2本あるのですが、1本目は5分咲き、

もう1本は咲き始めといったところです。

通勤路の一部は住宅街なので花を植えてあるご自宅も多く、

花粉症の私は 悩みつつも横目で見ています。

これでも高校時代は茶華道部の副部長だったので、

花自体は好きなのです。 …花粉さえなえれば…。

 

さて、今回は文章の書き方についてです。

これは事務職に限ったことではないのですが、

お客様からのお問合せに返信したりご要望に応えたりで、

メールや手紙のやり取りが発生することは日常的にあります。

実は私、その文章を書くのがちょっと苦手です。

事務スタッフとして、それってどうなの?と

自分でも思うのですが。 問題点として、

 

・相手の聞きたいこと、言いたいことを理解できておらず、

 どこかずれた返信文を書いてしまう。

・こちらの説明を追加・補足しすぎて文章が多くなり、

 文章全体の構成もおかしくなっている。

・お礼や言い方がどこか淡泊だったり、断定的で

 きつく感じる表現を使ってしまう。

 

等々が挙げられます。

明確に文法の誤りがあることももちろんあるのですが、

・日本語としての書式は合っているのに何かが違う

・言葉遣いは正しいけれどどこかずれている

という、微妙な感じの「上手く行かない」なのです。

 

パソコンには、私の前任者の事務スタッフの文章も保存して

あるのですが、 これが上手いというか読みやすいのです。

相手の心を掴む文章がすらすらっと書いてあります。

前任者の方や、荻野さん村上さんの文章も参考にしつつ

書くのですが、なかなか上達しません。

無理やり「○○な活動をされているんですか!いいですね〜(^O^)」

という文章を入れると、何かおかしくなります。

普段、固い感じで文章を書いているので、

「程よい親しみを感じさせながらも丁寧な文章」を書くのが

苦手なのです。 その点、周囲にいらっしゃる先達の方々は

すごいなあと、ことあるごとに感心させられます。

 

私自身がせっかちで、

「自分が客の立場で問合せなどのメールをした時、

情報を少しずつ出しながら何回もやり取り されると、

いつまでやり取りを繰り返せばいいのかイライラしてしまう。

多少メールが長く なっていいから、最初に条件や要素を

簡潔に全部書いて、最小限のやり取りで済ませてほしい」 と

考える性格なので、無意識に自分が書く文章にも

それが出ているのかもしれません。

でも、それは私の個人的な感覚です。

ものの感じ方は人によって違います。

一気に情報を書かれると負担に思う方、

自分の意図が伝わっているのか不安になる方、

一つ一つ手順を踏みながら丁寧に説明してほしいと思う方、

色々いらっしゃいます。

 

こちらがお客さまに対応する側である時は、

当然お客さまに合わせた対応、お客さまの 側に立って考えた

回答をすることが必要です。 時にはゆっくり、時間をかけて

信頼関係を築いていくことも大切なんだなと、

他の方々の 文章を読んでいると考えさせられます。

 

特に当センターの場合、お客さまとは一時的な関わりではなく、

会計支援という業務を通じて 長く繋がりを持っていくわけですから、

最初の信頼関係の構築は大事だと思います。

そういうことも踏まえながら、接客ができるようになりたいなと

考えています。 それに、文書に限らず、口頭で質問をされた際も、

ズレた答えをしてしまい聞き直される こともあるので、

コミュニケーション力の問題もあるのか?とも思ったり。

私のコミュ力、お世辞にも高いとは言えませんので。

それに、早とちりをする上に確認を忘れてしまうこともあり、

何回か失敗しています。

 

実は今日もやらかして、頼んだ側の意図とは違う作業を

一生懸命やっていたりしました。 少しの確認で防げるミスなので、

気を付けたいです。

何だか自分の短所を延々と書く内容になってしまいました。

このブログは私の反省場所ではないので明るい話題にしたいと思います。

まず、自分のレベルアップのためにも、セミナーがあったら

受講してみたいですね。 コミュニケーション講座とか、

相手のツボを押さえる会話術講座とか、開催されてそうに思いますが。

今度探してみようと思っています。 以前にはチラシ作り講座や

他団体の見学に行ったりして、勉強になる時間を過ごすことが できました。

これから数か月は、当センター一番の繁忙期(何しろ決算作業が始まるので)

なので、私も事務所番に専念しがちになるかと思いますが、

落ち着いた時期にまた行ってみたいです。

 

余談ですが、当センター事務所の近くに図書館があります。

ビジネス文章の書き方、焦りやすい人の心得、といった類の

参考書があれば、借りてみようかと考えています。

大学では心理学専攻だったのですが、慌てがちな人のための本とか、

結構あるのです。 後はもう、実地で経験を積んでいくしかないですね。

まず落ち着いて、確認するのを忘れない。 自分の短所を自覚し、

改善するように努力・工夫する。 基本的ですが、大切なことです。

 

今回は少しダラダラと書いてしまいました。

文章を書くこと自体は苦ではないのですが、仕事用の文書となると

また違うんだなあと 実感じているこの頃です。

このブログも、単なるスタッフの記録ではなく、文章を書く練習の場としても

活用していきたいですね。 ちょっとまとまりのない文章になってしまい、

すみません。 それでは、また。

 

| 新米スタッフの独り言 | 13:12 | - | trackbacks(0) |
経理に適した性格とは?

3月も下旬になり、決算時期が近づいてきました。

この時期、「ウデの見せどころ」と張り切る人、

「気持ちが重くなる人」、さまざまですね。

ハッピーな前者、ガンバローと励ましたくなる後者、

どこが違うのでしょう。

やはり本人の性格?と思って調べてみました。

 

「こびと株.com」という経理マンのブログが、

経理に向く人の性格を次の5つと言っています。

経理歴10年の現役が語る適性ですが、

曰く「経理は適・不適がむちくちゃ分かれる職種」だそうです。

なお、経理は会計業務の一部を指しますが、

ここではあまりこだわらず同義語と考えましょう。

 

1.勉強好き

会計や法律に興味があり、スキルアップ、知識の積み上げに

充実感を覚える人 

 

2.一人での仕事が好き

日中は一人で淡々とお仕事。伝票やPCとにらめっこの

マイペース派

 

3.説明好き

難しいことを分かり易く伝え、話す相手により

会話のレベルを変えることができる 

 

4.まじめ

法令、社内規程、会計基準など、他人が決めたルールに

違和感なく従うことができる

 

5.心配性

自分の判断や事務処理が間違っていないか、

ミスしないかなどあれこれ心配しがち

 

さて、いかがですか?前述の経理マンからは、

2つ以上当てはまれば適性ありとのご託宣ですが、

それならけっこう多くの人が該当するような気がしています。

そして何よりも心強いのは、親しい会計担当者のほとんどが、

少なくとも「勉強好きでまじめ」な人のような気がするのですが・・・。

 

上記ブログを紹介後に言うのは失礼ですが、

筆者は若い人に「適性などあまり悩みなさんな」とよく言います。

昔から言う「好きこそ物の上手なれ」が全てを解決するよと。

一所懸命やっているうちに好きになる、

それが達人へ道なのでは?と考えているのです。

ちょっと古いかなー?

 

| 会計あるあるブログ | 09:07 | - | trackbacks(0) |
犬派と猫派

前回、NPO法人会計力検定のことを語っているうちに、

神戸学検定の話になってしまい失礼しました。

要は、世の中に「検定」のなんと多いこと!という

びっくりを訴えたかったのでした。  

で、横道にそれたついでに、お伝えしたいのが

ユニークな「ねこ検定」。ネット検索で存在を知って、

我がセンターの“fresh woman”松岡さんに伝えると、

目を輝かせて即決「受けたい!」。

猫LOVEの彼女だから、興味があるだろうとは思ったものの、

すごい食いつき方にびっくりでした。  

一方、我がセンター荻野代表は知る人ぞ知る大の犬好き。

ホームページやチラシ等、各所に登場するジョン君は

彼女の分身的な存在と言えます。こういう犬好き向けには

「犬の飼い主検定」。人々の趣味・嗜好に至るまで、

どんなニーズにも対応できる検定の世界ってすごいですねー。

 

ところで、検索ついでに犬派・猫派について調べてみました。

「クロス・マーケティング」の調査結果では、

犬派47%、猫派34%で犬派が多く、犬派は男性、

猫派は女性に多いそうです。男性は年齢上昇と共に

犬派が増えるらしく、筆者も強いて言えば猫より犬かな?

だから、傾向どおりですね。

性格傾向は、猫派の人が「人見知り」「団体行動が苦手」

「インドア」「感受性が豊か」などの項目で犬派よりも高く、

猫のマイペースさに共通点が感じられるのかも知れないと

分析しています。

組織は構成員のバランスが大切と言われます。

一つの船に乗り合わせた運命共同体として、

相互の違いや強み・弱みを生かしあいカバーしあう中でこそ、

強い組織に成長して行けるのです。

我がセンターが、犬派と猫派、それにあまり意識しない派(筆者)の

三者三様で協力しあって目標達成に向かえる、

刺激に富んだ良い環境にあることが再認識できたネット検索でした。

 

| 会計あるあるブログ | 08:33 | - | trackbacks(0) |
入社一年が過ぎました

こんにちは。

NPO会計支援センター事務スタッフの松岡です。

冬も終わりかけ、ようやく春ですね。

花粉症の私の鼻は、もうムズムズしています。

花粉症のせいで、春の桜も秋の紅葉も楽しめないので、少し残念です。

しかもホコリやダニのアレルギーもあるので、

1年中マスク&咳をしているという…。

体質なので仕方ないのかなあと思っていますが。

困るのが、体調に異変が出た時です。

私の場合は、喉の炎症と鼻水、倦怠感、発熱という症状が出るため、

風邪なのか花粉症なのか分かりづらいのです。

風邪だと思って内科に行き、処方していただおた薬を一生懸命飲んでも

治らず、もしやと思って 耳鼻科に行くと花粉症だったこともありました。

でも37度5分を超える熱が出たんですよ?

風邪だと思うじゃないですか…。

それ以来、季節的に疑わしい時はまず耳鼻科の方に行って、

花粉症か風邪かを判断していただいています。

ただ、本当に風邪であることもあり、その場合はやはり内科の薬の方が

良く利くので、難しいところです。 咳と鼻水はともかく、

発熱まで伴う花粉症はそれほど無いらしく、

お医者さんから 「ううん、本当に重度だね〜」と、嬉しくない

お墨付きをいただいてしまいました。

花粉症やアレルギーのパッチテストでも、

全ての項目が真っ赤に腫れて超反応ありでしたし…。

みなさまの中で花粉症の方、これから大変な時期ですが、頑張りましょう。

 

さて、今回は、タイトル通り、私が入社してついに1年が過ぎました。

去年の3月1日。NPOのことを何も知らず事務職の経験もないまま

採用して いただき、緊張しながら職場までの道を歩いていたのを

思い出します。

職場の最寄り駅が清荒神なのですが、駅から事務所までは住宅街で、

綺麗な 桜が植えてある家が何軒かあります。

中には、お花見ができるのではないかと思うほど立派な木もあります。

冒頭でも述べたように私はかなり重度の花粉症ですが、

通り過ぎる程度なら何とか大丈夫です。

入社したての去年3月は、その桜を横目に、

毎日どきどきしながら通勤していました。

あれから1年。あの桜が再び咲く季節になりました。

通り掛けに見たところ、まだ青いですが、つぼみの赤ちゃんがポツポツと

膨らみ始めているのが確認できました。

もう少しすれば、去年と同じように咲くと思います。

そして通勤中ににその桜を見るたびに、この1年のことを思い出すのでしょう。

たくさん失敗しました。 たくさん学びました。 たくさん出会いがありました。

今でも失敗は毎日しており、入社時から進歩しているのか

本気で不安になることもありますが、 これからも1つ1つ、

学んでいきたいと思います。 早く咲かないかなあ、と

毎日桜の木を眺めて通勤しつつ、そんなことを考えているこの頃です。

それでは、また。

 

| 新米スタッフの独り言 | 10:06 | - | trackbacks(0) |
「三都物語」のがっかり

2月17日(日)、第2回NPO法人会計力検定が

全国6か所の試験会場で行われました。

名古屋会場は今年が初回、筆者が応援の気持ちも込めて

現地に赴きました。会場内は静寂に包まれ、

鉛筆を走らせる音のみ聞こえて緊張感満載。

背筋が伸びる思いがして、気持が引き締まる非日常の時間を

満喫させていただきました。

(呑気なことを言い、受験された皆さま、ごめんなさい。)  

 

入門、基本を続けて受ける方も多く、2科目の場合は

通算2.5時間の奮戦、お疲れさまでした。

会場を後にされる皆さまの「やり終えたぞ!」という

爽やかな表情が印象的でした。 

名古屋会場は実施責任者であるN税理士のおかげで、

多くの方に受験いただけました。先生のご尽力と、

まだ名が売れていない検定に挑戦された皆さまのチャレンジ精神に

心より感謝しています。

 

ところで「検定」って世の中に無数にあるんですね。

ちょっとWikipediaを覗くと、その数の多さに圧倒されます。

中でも有名どころは簿記、英検、漢検などでしょうか。

ただ、単に簿記と言っても、日商以外に全経・全商・日ビなど

あります。その他、会計関連の検定には他にも多くの名称が

並んでいますが、やがて「NPO法人会計力検定」の名も

肩を並べる日が待ち遠しいです。

 

ついでにふと思いついて、「神戸学検定」を検索してみました。

地元民としていずれ受けたかった検定です。でも、なんと

受験者減で廃止されていました。ちなみに近年、ご当地検定は

京都、大阪、金沢の順で定着しているそうです。

その昔のJR「三都物語」キャンペーンを引き合いに出すまでもなく、

京都、大阪に並ぶのは神戸が適役のはず。なのに金沢に敗れるとは!と、

廃止のショックに重なっての残念さをしみじみ味わったのでした。

 

☆参考「NPO法人会計力検定コミュニティ」

(検定に興味のある方ならどなたでも参加可能です)

 

| 会計あるあるブログ | 18:40 | - | trackbacks(0) |