NPO会計支援センター

2005年からNPO法人の会計支援に特化した活動をしています。
NPO会計に関するいろんな出来事などを綴っていきます。


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就任承諾書の日付

風薫る5月も半ばを過ぎ、

3月決算の法人では繁忙さも一段落かと思います。

この時期、総会準備に向けた質問が増えますが、

先日も役員就任承諾書の日付に関する質問がありました。

役員変更は所轄庁に届出をし、代表権のある理事は登記をします。

所轄庁への届出時、新任役員の就任承諾書コピーを提出し、

登記には新任・重任いずれも提出が必要です。

しかし、この書類は法人宛であり、いわば内部文書です。

堅苦しく考えすぎず事務を進めたいものです。

 

多くの法人が、

「役員は総会で選出し、理事長は理事会で互選」します。

本人が出席すれば、その場で承認するか断るのだから、

それを文書化するという意味で、当日の日付が最も妥当です。

任期との関係が気になるため、難しく考えがちということもあるかと

思われます。確かに、2年間の任期の開始日と満了日を考えながら

総会を設定するのは、面倒なことです。

現実に任期満了日と総会の日がズレたため、登記所で是正の指導を

受けた話を耳にすることも少なくありません。

総会がいつ開かれようが、その日に役員の任期が満了すれば便利です。

 

定款にそのことを定めるだけで実現します。

定款の「役員の任期は2年とする。」という規定に次ぐ項目として、

下記の伸長短縮規定を挿入するだけです。未導入の法人の皆さま、

ご検討をお薦めします。

 

【伸長短縮規定】

「前項の規定にかかわらず、任期満了前に、就任後2事業年度が

終了した後の総会において後任の役員が選任された場合には、

当該総会が終結するまでを任期とし、また、任期満了後

後任の役員が選任されていない場合には、任期の末日後最初の総会が

終結するまでその任期を伸長する。」

 

(下線部分は、定款に「役員を総会で選任する」ことを明記している

法人のみ定められる。)

 

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