就任承諾書の日付

  • 2019.05.19 Sunday
  • 09:27

風薫る5月も半ばを過ぎ、

3月決算の法人では繁忙さも一段落かと思います。

この時期、総会準備に向けた質問が増えますが、

先日も役員就任承諾書の日付に関する質問がありました。

役員変更は所轄庁に届出をし、代表権のある理事は登記をします。

所轄庁への届出時、新任役員の就任承諾書コピーを提出し、

登記には新任・重任いずれも提出が必要です。

しかし、この書類は法人宛であり、いわば内部文書です。

堅苦しく考えすぎず事務を進めたいものです。

 

多くの法人が、

「役員は総会で選出し、理事長は理事会で互選」します。

本人が出席すれば、その場で承認するか断るのだから、

それを文書化するという意味で、当日の日付が最も妥当です。

任期との関係が気になるため、難しく考えがちということもあるかと

思われます。確かに、2年間の任期の開始日と満了日を考えながら

総会を設定するのは、面倒なことです。

現実に任期満了日と総会の日がズレたため、登記所で是正の指導を

受けた話を耳にすることも少なくありません。

総会がいつ開かれようが、その日に役員の任期が満了すれば便利です。

 

定款にそのことを定めるだけで実現します。

定款の「役員の任期は2年とする。」という規定に次ぐ項目として、

下記の伸長短縮規定を挿入するだけです。未導入の法人の皆さま、

ご検討をお薦めします。

 

【伸長短縮規定】

「前項の規定にかかわらず、任期満了前に、就任後2事業年度が

終了した後の総会において後任の役員が選任された場合には、

当該総会が終結するまでを任期とし、また、任期満了後

後任の役員が選任されていない場合には、任期の末日後最初の総会が

終結するまでその任期を伸長する。」

 

(下線部分は、定款に「役員を総会で選任する」ことを明記している

法人のみ定められる。)

 

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