NPO会計支援センター

2005年からNPO法人の会計支援に特化した活動をしています。
NPO会計に関するいろんな出来事などを綴っていきます。


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文章を書くのは難しい

こんにちは。

NPO会計支援センター事務スタッフの松岡です。

前回の記事でも話題にしました、

「通勤路にある綺麗な桜の木」がいよいよ咲き始めました。

別々の家に2本あるのですが、1本目は5分咲き、

もう1本は咲き始めといったところです。

通勤路の一部は住宅街なので花を植えてあるご自宅も多く、

花粉症の私は 悩みつつも横目で見ています。

これでも高校時代は茶華道部の副部長だったので、

花自体は好きなのです。 …花粉さえなえれば…。

 

さて、今回は文章の書き方についてです。

これは事務職に限ったことではないのですが、

お客様からのお問合せに返信したりご要望に応えたりで、

メールや手紙のやり取りが発生することは日常的にあります。

実は私、その文章を書くのがちょっと苦手です。

事務スタッフとして、それってどうなの?と

自分でも思うのですが。 問題点として、

 

・相手の聞きたいこと、言いたいことを理解できておらず、

 どこかずれた返信文を書いてしまう。

・こちらの説明を追加・補足しすぎて文章が多くなり、

 文章全体の構成もおかしくなっている。

・お礼や言い方がどこか淡泊だったり、断定的で

 きつく感じる表現を使ってしまう。

 

等々が挙げられます。

明確に文法の誤りがあることももちろんあるのですが、

・日本語としての書式は合っているのに何かが違う

・言葉遣いは正しいけれどどこかずれている

という、微妙な感じの「上手く行かない」なのです。

 

パソコンには、私の前任者の事務スタッフの文章も保存して

あるのですが、 これが上手いというか読みやすいのです。

相手の心を掴む文章がすらすらっと書いてあります。

前任者の方や、荻野さん村上さんの文章も参考にしつつ

書くのですが、なかなか上達しません。

無理やり「○○な活動をされているんですか!いいですね〜(^O^)」

という文章を入れると、何かおかしくなります。

普段、固い感じで文章を書いているので、

「程よい親しみを感じさせながらも丁寧な文章」を書くのが

苦手なのです。 その点、周囲にいらっしゃる先達の方々は

すごいなあと、ことあるごとに感心させられます。

 

私自身がせっかちで、

「自分が客の立場で問合せなどのメールをした時、

情報を少しずつ出しながら何回もやり取り されると、

いつまでやり取りを繰り返せばいいのかイライラしてしまう。

多少メールが長く なっていいから、最初に条件や要素を

簡潔に全部書いて、最小限のやり取りで済ませてほしい」 と

考える性格なので、無意識に自分が書く文章にも

それが出ているのかもしれません。

でも、それは私の個人的な感覚です。

ものの感じ方は人によって違います。

一気に情報を書かれると負担に思う方、

自分の意図が伝わっているのか不安になる方、

一つ一つ手順を踏みながら丁寧に説明してほしいと思う方、

色々いらっしゃいます。

 

こちらがお客さまに対応する側である時は、

当然お客さまに合わせた対応、お客さまの 側に立って考えた

回答をすることが必要です。 時にはゆっくり、時間をかけて

信頼関係を築いていくことも大切なんだなと、

他の方々の 文章を読んでいると考えさせられます。

 

特に当センターの場合、お客さまとは一時的な関わりではなく、

会計支援という業務を通じて 長く繋がりを持っていくわけですから、

最初の信頼関係の構築は大事だと思います。

そういうことも踏まえながら、接客ができるようになりたいなと

考えています。 それに、文書に限らず、口頭で質問をされた際も、

ズレた答えをしてしまい聞き直される こともあるので、

コミュニケーション力の問題もあるのか?とも思ったり。

私のコミュ力、お世辞にも高いとは言えませんので。

それに、早とちりをする上に確認を忘れてしまうこともあり、

何回か失敗しています。

 

実は今日もやらかして、頼んだ側の意図とは違う作業を

一生懸命やっていたりしました。 少しの確認で防げるミスなので、

気を付けたいです。

何だか自分の短所を延々と書く内容になってしまいました。

このブログは私の反省場所ではないので明るい話題にしたいと思います。

まず、自分のレベルアップのためにも、セミナーがあったら

受講してみたいですね。 コミュニケーション講座とか、

相手のツボを押さえる会話術講座とか、開催されてそうに思いますが。

今度探してみようと思っています。 以前にはチラシ作り講座や

他団体の見学に行ったりして、勉強になる時間を過ごすことが できました。

これから数か月は、当センター一番の繁忙期(何しろ決算作業が始まるので)

なので、私も事務所番に専念しがちになるかと思いますが、

落ち着いた時期にまた行ってみたいです。

 

余談ですが、当センター事務所の近くに図書館があります。

ビジネス文章の書き方、焦りやすい人の心得、といった類の

参考書があれば、借りてみようかと考えています。

大学では心理学専攻だったのですが、慌てがちな人のための本とか、

結構あるのです。 後はもう、実地で経験を積んでいくしかないですね。

まず落ち着いて、確認するのを忘れない。 自分の短所を自覚し、

改善するように努力・工夫する。 基本的ですが、大切なことです。

 

今回は少しダラダラと書いてしまいました。

文章を書くこと自体は苦ではないのですが、仕事用の文書となると

また違うんだなあと 実感じているこの頃です。

このブログも、単なるスタッフの記録ではなく、文章を書く練習の場としても

活用していきたいですね。 ちょっとまとまりのない文章になってしまい、

すみません。 それでは、また。

 

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