NPO会計支援センター

2005年からNPO法人の会計支援に特化した活動をしています。
NPO会計に関するいろんな出来事などを綴っていきます。


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現金出納帳と現金 No2

よく見かけるパターン

[エクセルで作成してプリントアウトされた現金出納帳]
 (1ヶ月ごとに、きちんとファイルされています。)

一見すると問題ないですね。ちゃんと現金管理をしている。
ただ、
「本当に現金出納帳の残高と、実際の紙幣と硬貨をあわせているのか

どうかについて、証拠はどこにありますか?」と聞いてみます。

「証拠・・・・とか言われても特にありませんが、、、

でもちゃんと数えています」という返事。

まず、第一に、せっかく、お金を数えて現金出納帳と

残高を合わせて確認をしているのであれば、その証拠を残しましょう
そうしないと「お金を数える」という面倒な作業が水の泡ですね。
そうです。お金を数えたときに、金種別表を書き、

印を押して保存しましょう。

 



このような表をエクセルなどで作成し、押印する場所もつくりましょう。

それからもう一点。
通常、お金の出し入れは、人間が行うことです。
間違いがあっても当然です。出納帳の残高と、実際のお金との額で
あわないことがあって当然なのです。それが365日、毎日合っている、
というのは、むしろ少々不自然なのです。

皆さんのお手元にあるエクセルで出力した現金出納帳はいかがですか?
完璧な現金出納帳がファイルされていませんか?
現金出納帳がきれいすぎるのは、逆に「あやしい〜」のです。

ほとんどの場合、そういうことをいうと
「確かに時々、何円か合わないこともあります。でも、それは
わずかな違いなので、あわせるための缶があってそこから

補充したり入れたりします」や、

「たまに何円かお金が足りないと、自分で補てんします。」とか、

「何ヶ月かして、増えたり減ったりしているうちにいつの間にか、

あっています。」などという返事をよく耳にします。

おやまあ、これではお金を合わせているとはいえませんね。
適当にごまかしている、ことになります。

少額であっても、横領しているようなことになってしまいます。

少額だから、、、、と思っているのは本人だけです。

これは決してしてはいけないことです。


法人のお金は、個人事業のお金とは違いますね。
寄付者や、賛同してくれている会員の方、助成金などを

出してくれている相手方など、いろいろな方から

大切なお金を預かって運用しているわけです。
小銭は重要ではないという理屈では説明がつきませんね。

そのために会計処理では、「現金過不足(げんきんかぶそく)」

という科目があるのです。金額があわないときには、

この現金過不足という科目で処理をします。

当然、実際のお金の有り高に現金出納帳をあわせるのです。


たとえば、9月末日の現金出納帳の残高が、17,510円。
その日に、実際の紙幣と通貨をかぞえたら、17,500円だった。

10円、足りませんね。
とすると、現金出納帳から10円出金する記録をして、
残高を17,500円にします。そのときの科目を現金過不足とします。

もちろん、10円足りない原因は究明する必要はあります。

 

しかし10円足りないからと、どこからか補充をしたり、

10円の原因がわかるまで現金出納帳を書かずにおいておく、なんて

良く見かけるのですが、それはいけません。

 

きちんと「現金過不足」として処理をします。

そして、次に進みます。



このように記録しているのをみると

「あ〜、きちんとお金の管理をしているね」という風に

読み取ることができるのです。
もちろん、現金過不足の額には限度があり、

1万円を越えるような差額は、なにか大きな原因がありますので

きちんと追求して解明するべきですね。

 

また、1か月が終われば、そのまま翌月の記録をするのではなく、

かならず、その月の収入合計、支出合計をして、上記のように

金額間違いがないか「締める」という作業をしましょう。



みなさんの現金出納帳はいかがですか?
「きれい」すぎませんか? 
現金出納帳は、日記のようなものです。

書いたその日その日の状況が見て取れるようなものがいいのです。

 

子どものころの日記!
夏休みがおわってから、一か月分まとめて書いた日記、

というようなものはすぐにバレますし、だめですよね。

それと同じなんです。

NPO会計の基本は「現金の管理」と「現金出納帳」です。
ここがきちんとなされていなければ、

どんなに立派な計算書類を作成しても信用できません。

今一度、みなさんの現場を見直してみてください。

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