NPO会計支援センター

2005年からNPO法人の会計支援に特化した活動をしています。
NPO会計に関するいろんな出来事などを綴っていきます。


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現金出納帳 NO2

(事例)
・理事長が5月28日に、会場代を個人の財布から立替払いをした。
・その会場代は、7月に実施するセミナーの会場代の前払い
・8月5日に、法人のお金の出し入れを担当しているスタッフと

 その会場代の領収証を渡して精算をした。
・担当者は、8月5日の現金出納帳記帳の際に記帳した。




このように、現金出納帳に記帳します。
みなさんは、このように記帳していましたか?
領収証を見ながら記帳して、5月28日の日付で現金出納帳に書いたり
していませんか?

手書きの現金出納帳なら5月のページに加えることができなくてこまる
けれども、もしエクセルで現金出納帳を書いていたら、行挿入すれば
5月28日のところに追加することができてしまいます。

そんなことは絶対にしてはいけません!
5月28日には、法人のお金が動いていないのですし、
現金出納帳を日付をさかのぼって書く、なんていうことが言語道断です!


さて、現金出納帳を正しく8月5日の日付で記入したとします。
ところが、このようにして記帳し、集計をすると、この会場代や交通費は、

8月支払い分として集計されることになります

もし月別に支出の集計をしている場合は、

5月に支払をしたにもかかわらず、8月に集計されて表示されます。




こういう結果になってしまって、担当者の方の多くが、
「5月に支払をしたのに、集計では8月になるのはおかしいと思う!」

と言われます。

みなさんは、どのように思われますか?
基本的に、この処理でまったく間違っていないのです。

何度も言いますが、
実際にお金が動いた日に会計処理をすることが原則です。

これは、会計処理がおかしいのではなくて、

法人としてそういう会計処理をせざるを得ない「体制」が問題なのです。

金銭的、人事的態勢から考えると、今のお金の精算方法が

ベストでしょうか?
代表やスタッフ等が立替支払いをしなくてすみような、

会計の体制をつくりことはできないでしょうか?

あるいは、今の体制を変えることができないとすれば、
立替払いをしたお金の精算、のルールを改善できませんか?


「立替払いをした場合には、精算を1週間以内に行う」ことは

できませんか?また必ず同月以内には精算をするのは無理ですか?
立替払いしてもらっていることをいいことにして、ルーズにいつまでも
会う機会があるまでほおっておいては、いけませんね。

 

大切なことは、代表も含めて事務に携わる人全員で、どのようにすれば

処理が遅れないか、ルーズにならないか、間違いを減らせるかを

検討して「決める」ことです。

もし金銭的に可能であれば、個人の財布から立替払いではなく

法人のお金から「仮払い」をして精算という方法もあります。

当然この場合も、何日以内に精算する、というルールが必要です。

そういった事務局内の体制を整えたうえで、

「5月に支払ったものを8月に精算した」場合には、

簿記のルール「発生主義」にすれば、解決することもあります。

今回の場合であれば、会場を利用したのは7月です。

5月には「前払金」として処理をし、7月に会場代に振替える処理をし

同時に、まだ払っていないので「未払金」にします。

こうなると、簿記の知識も必要ですし作業も煩雑になります。

それよりも、まずは、
今のお金の取扱方法、精算の方法、支払の限度額など、

法人内部で今一度検討して、皆が共有できるように、わかりやすい、

守ることができるルールを考えて見ましょう。

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