NPO会計支援センター

2005年からNPO法人の会計支援に特化した活動をしています。
NPO会計に関するいろんな出来事などを綴っていきます。


決算の時期になりました!
 決算って、なんでしょうか?

決算という言葉が飛び交う時期となりました。メールでも「初めての決算なのですが、なにからどのように手を付ければいいのですか?」という問い合わせが増えてきました。

「決算」って聞くだけで、あ〜大変そう!と思う人もあるかもしれませんが、順を追って整理してみましょう。

◆会計を大きく分けると、3つに分けることができます。

 (1)記録・測定 ・・ 日々、お金の管理をし、お金の動きの事実を適切に信頼できる方法で記録すること

 (2)分類・集計 ・・ 正しく記録測定した事実を、科目別に分類して集計すること

 (3)利用・報告 ・・ 信頼できるデータをもとにして、「内部管理」のための利用したり、情報公開として「外部に報告」します。

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NPO法人の場合、「決算の作業」と呼ぶ行為には、2種類あります。

^貲間「分類・集計」してきたものを、再度見直し、検証・確認して、正確なデータに仕上げること

∪騎里淵如璽燭鬚發箸法外部報告のための資料を作成する
←このフォームとして「NPO法人会計基準」があります。


まず、自分が「決算」と思っている作業は、この2つのうちのどちらのことか、確認しましょう。
どちらもまとめてワンセットと思っている人が意外に多いんですよね(^_^;)

さて、では、
外部に報告する前に、今のデータが正しいのかどうかを確認する作業から始めます。

.如璽燭慮‐據修正・確認 作業、

いままで1年間なにもせず領収証をためていて、ほったらかし!にしているなんてのは問題外!
そんなのは、NPO法人としての「信頼性」もなにもあったものではありませんよね。

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それでは、データの検証・確認作業に入りましょう!
最初に次の2つの作業を行います。

。映間入力してきた内容を検証・確認する⇒特に「収益と費用」科目
具体的な決算作業に入る前に「準備作業」


。映間入力してきた内容を検証・確認

。映間入力してきた内容を検証確認するには、「元帳」を印刷して紙ベースで確認し、間違いがないかどうか、を調べます。
収益(収入)と費用(支出)の科目を、すべて印刷します。気になる科目だけを選んで印刷する人がありますが、これはダメです。
また、毎月、きちんと印刷をして確認している場合は、わざわざ1年分を印刷しなおす必要はありません。本来は、毎月、印刷して検証・確認しておくべき作業です。それを何もしていなかった人は、この時期に「1年分」を見なければいけないことになります。

具体的には、「1年間入力してきた収益・費用科目を検証確認しよう」を参照してください。


具体的な決算作業に入る前に「準備作業」

でも、その前には大切な「準備作業」があります。 会計というのは、事実を金額を通して記録することです。つまり、記録したものが、事実とあっているかどうか、を照合しなければ意味がありません。

その「事実」を準備するところから、「決算の準備作業」が始まります。
確認作業は、団体によってさまざまなものがあります。たとえば、以下のような作業ですが、
他にも、きっと、その法人独自の内容がありますので、思い浮かべてみてください。

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さあ、確認作業は、できましたか?
ここで、問題なのは、「確認しました!」という口頭では、ダメ、なんです。

確認した、という証拠書類を残さないといけません。なぜか。
だって、他人には、あなたがなにをどこまで確認したのか、わかりませんよね?
もしも、後日になって違っていたとき、「確認したはずなのになあ〜」と思ってもなにも証拠がなければどうしようもないですよね。それに、確認したあと、急にあなたが入院でもしたら、どうでしょう?
後に引き継いだ人は、また最初から確認作業のやり直しですね!

今の世の中は「コピー」があるので、ここは、ちょっと贅沢して、確認したものはすべてコピーをして、「確認したものについてのコピー」ファイルを作りましょう。そしてそのファイルのタイトルは「決算関連書類」とします。この後、決算に関して行うすべてのコピーをファイルしていきます。

◆現金の残高確認 ⇒ 現金出納帳の3月31日のページのコピー&現金を実際に数えた証拠である「現金金種別表」&会計ソフトの3月31日の残高のページのプリントアウト (この3つが一致しているはずです)

◆預金の残高確認 ⇒ 普通預金通帳の3月31日のページのコピーか、あるいは銀行発行の残高証明書&会計ソフトの3月31日に残高のページのプリントアウト

◆固定資産の確認 ⇒ 固定資産台帳を印刷し、現物と確認したというチェックと日付と自分の名前を書く

◆契約書の確認 ⇒ お金が入金になる、ということは、契約行為あるいは請求などなんらかの書類があるはずです。補助金等であれば、決定通知書があるはずです。そのとき補助金の予算申請書等もいっしょにコピーしてファイルしましょう。
寄附金であれば、いきなり無記名で入金になるのは仕方ないとしても、そうでないかぎりは相手に領収証を発行しますので、領収証の控えのコピーでもいいです。「寄附金として」受け取ったという確認が大切です。

◆これら以外にも、お金の出入りに関することについて、参考になる資料があれば準備します。


商品の販売等をしている法人であれば、「棚卸」という作業も必要です。3月31日現在の現物を数えて確認し、帳簿と照合するという作業です。

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さあ、まだここまでは準備段階です。

もうこれで、十分、疲れてきましたか?(笑)

準備をしっかりしておけば、あとは、仕訳をすればいいわけですから、がんばって先に進みましょう。

では、具体的な話に入ります。  「いよいよ決算!」を参照してください。
| 決算関連 | 13:23 | - | trackbacks(0) |
いよいよ決算!
さて、決算の準備がおわれば、いよいよ「決算処理」です!
 
(3月末が年度末の団体を念頭に置いています)

決算、の前に、日々の処理が正しく終了していること、が前提です。
みなさん、大丈夫ですか?
入力(処理)途中のものや、誰かに質問しようと思ってそのまま、というような処理がありませんか?

一通り、日常行うべきものは終わった、というところからスタートです。
ここでは、まず気をつけるべき観点(考え方)を説明します。

以下の事柄についての情報を集めて、それに関する資料を作ってください。
前ページの決算の準備を参考にしてください。

特に、以下(次)に進む前に、前ページでも書きましたが、
1年間の入力内容の検証・確認」を済ませてしまってくださいね。

いろいろ大切な手順を省略して、先に先に、焦っても、結果、間違いの連発となって、
ドツボにはまりますよ!


おてんき残高の確認をする

帳簿(手集計したもの)やパソコンの集計表(試算表など)の金額と、
実際の「現物」が合っているのかどうか、を確認します。

合っているという思い込みがよくあるので注意!
目で見て確認してOK、もダメ! 
「いつ、誰が、何と何を確認して合っていたのか」という記録を残すこと!


◆会計ソフトから出した試算表や貸借対照表の普通預金の残高と手元の「預金通帳」の3月31日の残高とあっていますか?
3月分の支払いを4月3日に終えた、場合に、預金通帳の4月3日の残高が3月末の残高だ、という方をよく見かけます。これはだめですよ!

おてんき今年度中(3月末まで)に購入(物が納品)したもの、サービスの提供を受けたもので、支払は次年度(4月以降)になるものはありませんか?

◆給料が「月末締め、翌月15日支払」の場合は、3月の活動分の給料は4月に支払ということですね。3月月末に本来支払うべきものですが実務上不可能なので4月に支払ます。これを「未払(みはらい)」(未だ、払っていない)という処理にします。


おてんき4月以降の費用のはずが、3月までに支払っていたりしませんか?

◆5月に行う総会の会場費を3月中に支払っていたりしませんか?これを「前払(まえばらい)」(その場を使う時よりも前に、払った)という処理にします。


おてんき今年度中(3月末まで)に物品の販売をした、サービスの提供をしたけれども、お金の入金が4月以降になったものはありませんか?

◆3月に家事サービスに行って、その場でサービス料をもらえばいいのだけれど、何度もその利用者のところへ行くような場合、3月分まとめて請求書を作成して3月末に渡すと、お金をもらうのは4月ですね。これを「未収(みしゅう)」(未だ、収入になっていない)という処理をします。


おてんき4月以降入金になるべきものが、先に入金になったりしていませんか?

◆翌年度の(4月〜)の会費が、3月に先に振り込まれてきていたりしませんか?これを「前受(まえうけ)」(4月よりも前に、受け取った)という処理をします。


おてんき科目名や内容がわからなくて、仮の科目で処理をしていませんか?


◆仮払金(かりばらいきん)、仮受金(かりうけきん)という科目があります。どうしたらよいかわからない時に、「仮」に使う科目です。これは必ず解決してしまわなければいけません。「仮」(かり)のまま、次年度に繰り越さないようにします。

おてんき1年間のうちに、10万円以上の「物」を購入したり、修繕や工事をしたりしていませんか?

◆固定資産に計上する金額は、いろいろな基準があり、団体によっても違います。しかし通常の支出とは違って、「すこし大きい物を購入した」とか、「どこかを修繕、工事して大きな金額の支払いがあった」ということは、毎月日々繰り返される行為とは違うので、きちんと報告する必要があります。

おてんき物品の販売などをしている場合、「在庫(ざいこ)」がありませんか?

◆りんごを10個仕入れて、3月末までで8個売れたら、2個手元に残っていますね。この「2個残っているりんご」が在庫です。これをきちんと会計上、処理をして報告する必要があります。


なんか、たくさんになってきましたね。
ひとまず、最低限、これらのことを見直してみてください。

ここまでの資料等の準備ができたら、実際の会計処理(会計ソフトの操作)に入りましょう。
具体的な処理については、⇒⇒「決算処理を確認してください(^_-)-☆
| 決算関連 | 10:37 | comments(0) | trackbacks(0) |

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