NPO会計支援センター

2005年からNPO法人の会計支援に特化した活動をしています。
NPO会計に関するいろんな出来事などを綴っていきます。


仮払金をしたときの処理方法(正しい方法)

「仮払金の処理」

経理担当者からの質問でよくあるケースです。

(例)
9月27日、理事長がでかけるので玄関スリッパの購入を頼みました。
いくらになるのか、わからないのでとりあえず5千円渡しました。
28日に、領収証と残金 3,490円を返してもらいました。


これを、どのように現金出納帳に書けばよいですか?

正しい書き方です。

9月27日
5,000円を実際に金庫から出して理事長に渡したので、
5,000円の支出を「出金欄」に記入します。
科目名は「仮払金」

摘要には、誰にどういう意図で渡したのかを書きます。

領収証がないので、お金を出した証拠がありません。

こういう場合には、仮払金申請書、などのフォームを

作成しておいて、相手に記入してもらいます。

そうすることで、担当者の記入漏れや処理わすれが防げますし、

お金を預かった人も、清算が必要だという意識を明確にできます。

 

 

 

9月28日に精算をする際には、

仮払金精算書を本人に記載してもらって、おつりと領収書を受け取ります。

(場合によっては、購入物も確認します)

 

 

ポイントはここです!
理事長が持って帰ってきた現金は、3,490円です。
しかし、この金額を現金出納帳には書きません。

〆能蕕法⇒事長から現金を受け取ったとき、
5,000円から領収証の金額を引き算した金額と、
現金が正しいかを確認します。

つまり、3,490円ちゃんとあるかどうか確認します。

もちろん、仮払精算書の記入とも確認しなければいけませんし、

領収証(レシート)ともチェックします。

 

案外「ハイハイ」なんていってお金を受け取ってその額を
確認せずに、そのまま金庫に入れる人があります。駄目ですよ!

⊆,法現金出納帳には、
「入金欄」に、5,000円と書きます。

考え方は、一旦、仮に渡した5千円はそのまま帰ってきたとします。

そして、同時に、1,510円をその場で渡した!と理解します。

その次に、何に支出したのか、を「出金欄」に記入します。
ここで、「レシートの日付が昨日だから」と思って
現金出納帳の昨日のページへもどって記入してしまう人があります。
これは、絶対にいけません怒りマーク

 


レシートの日付は、現金出納帳の摘要欄に書きます。

精算した日は9/28で、法人のお金が動いたのは9/28ですから、

9/28日付で現金出納帳の記載します。

念のため:
この話をすると、「理事長以外のスタッフに

仮払いした場合はどうするのですか?」と質問されることが

あります。今回の例はたまたま理事長なだけです。

誰に仮払いをしても、処理は同じですねOKOKOK

 

| 会計相談でよくある事例 | 13:09 | comments(2) | trackbacks(0) |
仮払金のまちがった処理

仮払金の処理は、難しいですね。質問が多い問題です。
ここでよく見かける間違っている事例を挙げてみましょう。

(例)
9月30日に、スタッフAさんに、
ホームセンターでファイルを買ってきてもらうようにお願いし
2,000円を渡しました。
この2,000円という金額は仮に渡すので、正式な金額はまだ
わからないし、もちろん領収証もない、状態です。


みなさんは、どのようにかけばよいか、わかりますか?
------------------------------------------------------------------
「担当者さん」
支出の欄には、2,000円の支払いは書いていません。
領収証がないものは、支払いをしていはいけません!

と聞いたので、書いてもいけないと思って、
書きませんでした。また金額も確定していないし。

でも忘れてはいけないと思って、

括弧書きで2千円を書いておきました。

 

 

------------------------------------------------------------------
(おーっ、、なるほど! そう来るか!びっくり

Q:でも、そうすると、お金を数えたら、

帳簿の残高と、実際のお金の有り高が、一致しないでしょ?

 

A:大丈夫です!金種には、持ち出している2,000円をカッコ書きで

書いておきましたので。最初、2000円をどうするか、悩みましたが、

正式に領収証があって払ったものではないので、、、、、2000円は

別のところにあると想定して、+2000円としました。
------------------------------------------------------------------


困りましたね〜。
金種別表は、実際に存在するお金を数えることで、ノートで
計算した当日残高との違いを表現することが目的なのに、
金種別表を「想定して」書いてしまうと、意味がありませんね冷や汗

しかも、では、実際の金は15,500円しかなくて、

帳簿残は17,500円なので

承認する人も、承認印を押してはいけませんよね?!

みなさん、どのように思いますか?
この事例は実際に、現場で非常によく見かけます。
金種別表を「想定して」書いているんです。
こうされてしまうと、どうしようもありません。

とにかく、お金が金庫からでていったらそのとおりに書く。
そして、金種別表は、現金(紙幣と硬貨)の有高そのままを書きます。
これが守られていないと、現金出納帳は「うそ」になります。

では、「2千円の領収証がない」にもかかわらず、

現金出納帳に2千円の出金を書くためには、どうしましょう。
確かに2千円の領収証はないですね。しかし2千円を渡したことは
本当の事実です。ですから、団体内で「仮払をしたよ」ということを
書く書式
を作ります。これで支払いをしたことの証拠になります。

 

現金出納帳はこのようになります。

 

 

現金出納帳をもう一度、見直してみましょう!

| 会計相談でよくある事例 | 11:31 | comments(0) | trackbacks(0) |
現金出納帳と現金 NO1

皆さんの団体の「現金(げんきん)」って、何ですか?
きちんと、断定できますか?

現金とは、「通貨」であり「紙幣と硬貨」です。

このことはだれでもよくわかっていることでありながら、
実務では、紙幣と硬貨 だけとは限らないことが多く驚くことがあります。

団体を訪問した際に必ず「現金出納帳」を見せていただきます。
最近は、現金出納帳、は、エクセルで記録しているところが非常に多いですね。いかがですか?

現金出納帳を見ながら、通常以下のようなことを質問します。
「現金残高は、実際のお金と合わせていますか?」
「どれくらいのペースで、実際のお金とあわせるようにしていますか?」
「現金出納帳の残高と、実際のお金があわないことはありませんか?」
「お金をきちんと合わせている、とのことですが、その証拠はありますか?」
「エクセルで現金出納帳をつけている場合、プリントアウトのタイミングは?」

いかがでしょうか?
ほとんどのみなさんが、問題なく「はい、お金は合わせています」
「毎日(毎週)現金とチェックしています」「1ヶ月終了したら現金出納帳をプリントアウトしてファイルしています」というような回答が返ってきますね。

ところが、エクセルからプリントアウトされた現金出納帳をみると
「ん?・・・・・・」と思うことがあります。


さて、どういったことに「?」疑問を感じるのでしょうか。
 

| 会計相談でよくある事例 | 12:24 | comments(0) | trackbacks(0) |
現金出納帳と現金 No2

よく見かけるパターン

[エクセルで作成してプリントアウトされた現金出納帳]
 (1ヶ月ごとに、きちんとファイルされています。)

一見すると問題ないですね。ちゃんと現金管理をしている。
ただ、
「本当に現金出納帳の残高と、実際の紙幣と硬貨をあわせているのか

どうかについて、証拠はどこにありますか?」と聞いてみます。

「証拠・・・・とか言われても特にありませんが、、、

でもちゃんと数えています」という返事。

まず、第一に、せっかく、お金を数えて現金出納帳と

残高を合わせて確認をしているのであれば、その証拠を残しましょう
そうしないと「お金を数える」という面倒な作業が水の泡ですね。
そうです。お金を数えたときに、金種別表を書き、

印を押して保存しましょう。

 



このような表をエクセルなどで作成し、押印する場所もつくりましょう。

それからもう一点。
通常、お金の出し入れは、人間が行うことです。
間違いがあっても当然です。出納帳の残高と、実際のお金との額で
あわないことがあって当然なのです。それが365日、毎日合っている、
というのは、むしろ少々不自然なのです。

皆さんのお手元にあるエクセルで出力した現金出納帳はいかがですか?
完璧な現金出納帳がファイルされていませんか?
現金出納帳がきれいすぎるのは、逆に「あやしい〜」のです。

ほとんどの場合、そういうことをいうと
「確かに時々、何円か合わないこともあります。でも、それは
わずかな違いなので、あわせるための缶があってそこから

補充したり入れたりします」や、

「たまに何円かお金が足りないと、自分で補てんします。」とか、

「何ヶ月かして、増えたり減ったりしているうちにいつの間にか、

あっています。」などという返事をよく耳にします。

おやまあ、これではお金を合わせているとはいえませんね。
適当にごまかしている、ことになります。

少額であっても、横領しているようなことになってしまいます。

少額だから、、、、と思っているのは本人だけです。

これは決してしてはいけないことです。


法人のお金は、個人事業のお金とは違いますね。
寄付者や、賛同してくれている会員の方、助成金などを

出してくれている相手方など、いろいろな方から

大切なお金を預かって運用しているわけです。
小銭は重要ではないという理屈では説明がつきませんね。

そのために会計処理では、「現金過不足(げんきんかぶそく)」

という科目があるのです。金額があわないときには、

この現金過不足という科目で処理をします。

当然、実際のお金の有り高に現金出納帳をあわせるのです。


たとえば、9月末日の現金出納帳の残高が、17,510円。
その日に、実際の紙幣と通貨をかぞえたら、17,500円だった。

10円、足りませんね。
とすると、現金出納帳から10円出金する記録をして、
残高を17,500円にします。そのときの科目を現金過不足とします。

もちろん、10円足りない原因は究明する必要はあります。

 

しかし10円足りないからと、どこからか補充をしたり、

10円の原因がわかるまで現金出納帳を書かずにおいておく、なんて

良く見かけるのですが、それはいけません。

 

きちんと「現金過不足」として処理をします。

そして、次に進みます。



このように記録しているのをみると

「あ〜、きちんとお金の管理をしているね」という風に

読み取ることができるのです。
もちろん、現金過不足の額には限度があり、

1万円を越えるような差額は、なにか大きな原因がありますので

きちんと追求して解明するべきですね。

 

また、1か月が終われば、そのまま翌月の記録をするのではなく、

かならず、その月の収入合計、支出合計をして、上記のように

金額間違いがないか「締める」という作業をしましょう。



みなさんの現金出納帳はいかがですか?
「きれい」すぎませんか? 
現金出納帳は、日記のようなものです。

書いたその日その日の状況が見て取れるようなものがいいのです。

 

子どものころの日記!
夏休みがおわってから、一か月分まとめて書いた日記、

というようなものはすぐにバレますし、だめですよね。

それと同じなんです。

NPO会計の基本は「現金の管理」と「現金出納帳」です。
ここがきちんとなされていなければ、

どんなに立派な計算書類を作成しても信用できません。

今一度、みなさんの現場を見直してみてください。

| 会計相談でよくある事例 | 12:20 | comments(0) | trackbacks(0) |
現金出納帳 NO2

(事例)
・理事長が5月28日に、会場代を個人の財布から立替払いをした。
・その会場代は、7月に実施するセミナーの会場代の前払い
・8月5日に、法人のお金の出し入れを担当しているスタッフと

 その会場代の領収証を渡して精算をした。
・担当者は、8月5日の現金出納帳記帳の際に記帳した。




このように、現金出納帳に記帳します。
みなさんは、このように記帳していましたか?
領収証を見ながら記帳して、5月28日の日付で現金出納帳に書いたり
していませんか?

手書きの現金出納帳なら5月のページに加えることができなくてこまる
けれども、もしエクセルで現金出納帳を書いていたら、行挿入すれば
5月28日のところに追加することができてしまいます。

そんなことは絶対にしてはいけません!
5月28日には、法人のお金が動いていないのですし、
現金出納帳を日付をさかのぼって書く、なんていうことが言語道断です!


さて、現金出納帳を正しく8月5日の日付で記入したとします。
ところが、このようにして記帳し、集計をすると、この会場代や交通費は、

8月支払い分として集計されることになります

もし月別に支出の集計をしている場合は、

5月に支払をしたにもかかわらず、8月に集計されて表示されます。




こういう結果になってしまって、担当者の方の多くが、
「5月に支払をしたのに、集計では8月になるのはおかしいと思う!」

と言われます。

みなさんは、どのように思われますか?
基本的に、この処理でまったく間違っていないのです。

何度も言いますが、
実際にお金が動いた日に会計処理をすることが原則です。

これは、会計処理がおかしいのではなくて、

法人としてそういう会計処理をせざるを得ない「体制」が問題なのです。

金銭的、人事的態勢から考えると、今のお金の精算方法が

ベストでしょうか?
代表やスタッフ等が立替支払いをしなくてすみような、

会計の体制をつくりことはできないでしょうか?

あるいは、今の体制を変えることができないとすれば、
立替払いをしたお金の精算、のルールを改善できませんか?


「立替払いをした場合には、精算を1週間以内に行う」ことは

できませんか?また必ず同月以内には精算をするのは無理ですか?
立替払いしてもらっていることをいいことにして、ルーズにいつまでも
会う機会があるまでほおっておいては、いけませんね。

 

大切なことは、代表も含めて事務に携わる人全員で、どのようにすれば

処理が遅れないか、ルーズにならないか、間違いを減らせるかを

検討して「決める」ことです。

もし金銭的に可能であれば、個人の財布から立替払いではなく

法人のお金から「仮払い」をして精算という方法もあります。

当然この場合も、何日以内に精算する、というルールが必要です。

そういった事務局内の体制を整えたうえで、

「5月に支払ったものを8月に精算した」場合には、

簿記のルール「発生主義」にすれば、解決することもあります。

今回の場合であれば、会場を利用したのは7月です。

5月には「前払金」として処理をし、7月に会場代に振替える処理をし

同時に、まだ払っていないので「未払金」にします。

こうなると、簿記の知識も必要ですし作業も煩雑になります。

それよりも、まずは、
今のお金の取扱方法、精算の方法、支払の限度額など、

法人内部で今一度検討して、皆が共有できるように、わかりやすい、

守ることができるルールを考えて見ましょう。

| 会計相談でよくある事例 | 10:28 | comments(0) | trackbacks(0) |
現金出納帳 NO1

「出納帳を記入する際の日付はいつ?」

とても多くこの質問を受けます。NPO法人では、事務所があって金庫が設置してあって、金庫番である会計担当者が居る、という形態をとっているところは比較的少ないですね。

団体のお金を会計担当者が封筒等にお金を入れて持ち歩くという場合も結構よくあります。すると、理事長などが普段必要な経費を立て替えておいて、後日、会計担当者と会った際に精算するということになります。

現金出納帳を記入する日付は、基本的に「団体のお金が動いた日」です。 
つまり会計担当者が、立替払いをしてくれていた人と精算をした日、ということになります。

ところが、みなさん、悩まれる問題があります。
立替払いをした日と、精算をした日の間がかなりあいていて、月が違う、という点です。

たとえば5月3日に、セミナーの会場を予約するために会場費を立替払いをします。ところが、会計担当者と会って精算するのは、7月のセミナーも終わってしまったあと、8月になってから、まとめてすべての立替を精算する、ということがあります。
みなさんも、そのようなことがありませんか?

みなさんが悩む点はこうです。
「5月に支払ったものを8月として記録して処理するのか、何かおかしいのではないか。セミナーは7月に行われたのに、8月に会場費を払ったことになるなんて、外部への説明もつじつまがあわなくて、だめなんじゃないでしょうか?」

非常にこういう相談が多くありますが、みなさんなら、どうすればいいと思われますか?

 

| 会計相談でよくある事例 | 10:04 | comments(0) | trackbacks(0) |
預り金の取り扱い方法

良く見かける「預り金」の処理方法

 

困った!相談事例で多いのが、

講師への謝礼金を払ったときの預り金の取り扱い方法。

 

講師謝礼金を支払ったときに「源泉所得税」を預かって

納税しなければいけないことは、比較的知られています。

ところが、その「預かる税金」の処理が問題です。


良くある困った例(?)が

本当に「預かって」いる、のでです(@_@;)

封筒にいれて「預かっている」というケースが困りものです。

たとえば、10,000円の謝礼金と決まっている場合

講師をしてくれた人には、謝金×10.21%=税金なので

10,000円×10.21%=1,021円(源泉税)を税金として

団体が預かります。講師には、10,000円-1,021円=8,979円を

手渡します。

 

問題はこのときの、現金出納帳の書き方です。

現金出納帳には、『出金、10,000円』と記録されているだけなのです。

このように書く考えは、おそらく次のようなところでしょう。

 

8,979円は、講師に手渡す。

1,021円は、税金で納付する。

結果、お金が出ていくのは10,000円だから。

そして、税金はそのまますぐに銀行で納付するか、

あるいは、封筒にいれて担当者の引出しにあったりします。

 

皆様のところは、そんなことありませんか????

 

この作業は、一見、問題なさそうなのだけれど、

やっぱりいろいろと問題がある!のです。

この方法は、日々の処理の混乱の原因となります。

そもそも、

税金を預かったことをノートに書いていないから

あとから、なにかあっても調べようもない。
これは、まずい!ばかり。

「会計」の重要なポイントは、事実を書き記すこと。

封筒に、現金をあずかっていることを、

現金出納帳に書き記しておかなければ事実といえないわけです。

今回の例で大切なのは、税金を預かって納付することが帳簿に

記録されることです。

 

現金出納帳に書くには次のように考えます。

封筒に税金をいれて管理するのはやめましょう。

 

1)講師謝金は、総額10,000円で、講師には10,000円の領収証をもらう。

→ 講師に10,000円を払った。

 

2)源泉所得税をあずからなければいけないので、10,000円を講師に

渡して、同時に、税金分の1,021円を団体に戻してもらった。

→ 講師の手取りは、8,979円になる。(領収証は10,000円)

 

3)後日、税金8,979円を納付する。

→ 納付するときにあらためて、8,979円を出金する。

 

 

このように処理することが必要です!

わからなくなったら、いつまでも悩まずにすぐに

ご相談ください(^_-)-☆

 

 

 

| 会計相談でよくある事例 | 12:38 | - | - |
NPO会計日誌の書き方

「NPO会計日誌」という現金出納帳があります。
1日のお金の動きを1ページで書いていくものです。

現金の管理をする上で必要な条件をクリアするのに便利なノートです。

この現金出納帳は、「会計の基本」である「現金」の管理を
正しくおこない、正しくおこなっていることをきちんと人に
証明できるように工夫されたノートとなっています。

日々のお金の動きの記録がいい加減だと、それを集計した会計書類も
信頼できないものとなります。

会計担当者が作成した会計書類が「信頼できる書類」であるかどうか、は、こういった日々の記録から証明するのです。
単に決算時点で残高が合っているだけでは、
処理が正しいかどうかは証明できませんので、注意しましょう。

では、実際に「NPO会計日誌」の書き方を見ていきましょう。


まず、NPO会計日誌の1日のページサンプルです。
ここには表現できていませんが、このノートはA4サイズのノートで
開くと、向って左側には、領収証を貼付するようになっています。
そして向って右側が、この「一日のお金の動きを記入する」場所となっています。



実際に記入してみた例が以下のようになります。
記入方法については、NO2 とNO3 で説明しましょう。

| 会計相談でよくある事例 | 09:03 | comments(0) | trackbacks(0) |
NPO会計日誌の書き方(収入の部) NO2

NPO会計日誌の書き方[入金の部]について説明します
(NPO会計日誌については、こちらを参照ください)

(1)日付 最初に、日付の記入からです。
 この日付は、今、記入しようとしている「その日」です。
 買物をした日や、領収証の日、ではありません。
 
 原則はお金の出し入れをし、そのときにすぐにノートに書きます。

 そのため お金の出し入れをした日=記入する日 です。

 もし、昨日、金庫からお金を出して支払をしたけれど、忙しく、
 今日になってから、ようやくノートに記入する場合、いつの日にするか。
 金庫の残高を数えることができるのは、今、記入しているこの瞬間です。
 ですから、お金を数えて確認できる、今の瞬間の日付にします。
 今日の日付で記入して、今日の最後に、お金を数えて残高を確認します。

(2)前日からの繰越残高を記入
 前のページの最後の残高を、ここへ持ってきて記入します。
 この金額は、前のページの最後の行、「お金を数えた金額」です。 

(3)収入の内容を記入
 お金が入金になった内容を書きます。
 まず、勘定科目名、それから、金額、そして相手先(入金先)と、内容
 
 勘定科目がわかりません、という質問がよくあります。
 まず、このノートを記入する前に、自分たちの団体の予算書を確認します。
 *どの事業にいくら使う予定なのか。
 *それぞれ事業の予算額はいくらなのか
 *それぞれ事業は、どういう収入でなりたっているのか
 *それぞれ事業は、どういう支出を想定しているのか、科目を確認

 これらをみながら、今、受け取った入金が、団体のお金の動きの中の
 どれに該当するのか、を決めます。
 重要なのは、科目名、ではなく、どの事業のどういう内容のお金なのか、
 ということがわかるようにすることです。

 ★名称に、こだわる必要はありません。 
たとえば、参加料、か、参加費か、で長い時間悩んでいる人を見かけますが、
まったく無駄です。それよりも、

 何というセミナーの参加料をうけとったのか。
 単価金額と人数は正しいのか
 このセミナーは、定款で定めている事業のうちの、どれに該当するのか
 というようなことについて、考えることです。

(4)預金からお金を出してきた場合

普通預金やゆうちょ銀行からお金を出してきて、金庫へいれた場合には、ここに記入します。

(5)その日の入金額の合計
前日の繰越金額は、足し算しません!




では、具体的に書いてみると、こんな感じです。




 

| 会計相談でよくある事例 | 08:55 | comments(0) | trackbacks(0) |
NPO会計日誌の書き方(支払の部・最後の締め) NO3

NPO会計日誌の書き方[支払の部]と、一日の最後の締めについて説明します。
(会計日誌については、こちらを、 収入の部の書き方については、こちらを 参照ください)

では、支払をした場合の記入の仕方です。
この日誌は、一日で一ページなので、上半分が入金、
下半分は支払を記入します。

まず、支払の記入

支払も入金同様に、どういう支払なのかを把握しなければいけません。

[事業名]どの事業の支払なのか
[勘定科目]どういう科目名なのか(予算書等参考)
[金額]
[取引先]どこへ支払ったのか(店名等)
[摘要]どういう内容の支払なのかわかるように

普通預金や、ゆうちょ銀行へ預入れした場合には、
下方の、銀行へ預入れの箇所に記入します。




その日を締めて終わる処理

まず、支払額の合計をの欄に記入します。

次に、い陵鵑砲蓮
 柄以任らの繰越額)に ◆米金合計)を足し算して、
(支払合計)を引いた額を記入します。
 椨◆櫚=


次が要注意!
「本日現金残高イ龍盂曄廚箸いν


この欄には、下方に記入する欄があるように、
お金を実際に数えて、金種別を記入し、その金額
つまり、ほんとうに金庫の中にある金額、を書きます。

この欄がもっとも重要です。

よく見かけるのは、「あるはずの額」を書く人です。
たとえば
全部で、53,920円のうち、30,000円は明日、講師料として支払を
するので、先に封筒にいれている。金庫の中にはあるけれど、
もう30,000円は払ったものと想定して、数えない、というような
「操作」をしてしまっていることが非常に多いのです。

もちろん、まだ支払をせず、金庫の中に(別封筒にしているけど)
あるにも関わらず、その日の支払の欄にも、
「講師謝金 30,000円出金」として記入してしまっています。

これは、虚偽ですね。


30,000円は、別封筒にしているけど、また人に渡していないし、
金庫の中に「存在」します。
ですから、お金を数えるときには、きちんと数えて記入すべきです。

そして、自分の印をおし、1週間に1度、あるいは1ヶ月に1度というような
ルールを決めて、第3者にも、お金を確認してもらって印を貰います。

ここまでして、初めて、正しく現金出納帳が書けたことになります。




冷や汗そんなことまで、しなくてもいいんじゃない?
そんなこと、やってられないよ、と思っている人いませんか?


このお金の出し入れが、会計のスタート地点です。
スタート地点があやふやで、どこからスタートしたのか
証明できなければ、たとえば、
駆けっこで1等賞をとっても、ほんとうに1等なのか、
怪しまれませんか?

もちろん、市販の現金出納帳でも問題ありません。
が、お金をきちんと数えて管理している、ということを
いつでも証明できるようにしておかなければいけません。
そういった意味で、エクセルで別途金種表を作成しなくても、
このノートだと、一度で済んでしまうので、とても便利です。




 

| 会計相談でよくある事例 | 08:40 | comments(0) | trackbacks(0) |

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