NPO会計日誌の書き方

  • 2017.06.14 Wednesday
  • 09:03

「NPO会計日誌」という現金出納帳があります。
1日のお金の動きを1ページで書いていくものです。

現金の管理をする上で必要な条件をクリアするのに便利なノートです。

この現金出納帳は、「会計の基本」である「現金」の管理を
正しくおこない、正しくおこなっていることをきちんと人に
証明できるように工夫されたノートとなっています。

日々のお金の動きの記録がいい加減だと、それを集計した会計書類も
信頼できないものとなります。

会計担当者が作成した会計書類が「信頼できる書類」であるかどうか、は、こういった日々の記録から証明するのです。
単に決算時点で残高が合っているだけでは、
処理が正しいかどうかは証明できませんので、注意しましょう。

では、実際に「NPO会計日誌」の書き方を見ていきましょう。


まず、NPO会計日誌の1日のページサンプルです。
ここには表現できていませんが、このノートはA4サイズのノートで
開くと、向って左側には、領収証を貼付するようになっています。
そして向って右側が、この「一日のお金の動きを記入する」場所となっています。



実際に記入してみた例が以下のようになります。
記入方法については、NO2 とNO3 で説明しましょう。

NPO会計日誌の書き方(収入の部) NO2

  • 2017.06.14 Wednesday
  • 08:55

NPO会計日誌の書き方[入金の部]について説明します
(NPO会計日誌については、こちらを参照ください)

(1)日付 最初に、日付の記入からです。
 この日付は、今、記入しようとしている「その日」です。
 買物をした日や、領収証の日、ではありません。
 
 原則はお金の出し入れをし、そのときにすぐにノートに書きます。

 そのため お金の出し入れをした日=記入する日 です。

 もし、昨日、金庫からお金を出して支払をしたけれど、忙しく、
 今日になってから、ようやくノートに記入する場合、いつの日にするか。
 金庫の残高を数えることができるのは、今、記入しているこの瞬間です。
 ですから、お金を数えて確認できる、今の瞬間の日付にします。
 今日の日付で記入して、今日の最後に、お金を数えて残高を確認します。

(2)前日からの繰越残高を記入
 前のページの最後の残高を、ここへ持ってきて記入します。
 この金額は、前のページの最後の行、「お金を数えた金額」です。 

(3)収入の内容を記入
 お金が入金になった内容を書きます。
 まず、勘定科目名、それから、金額、そして相手先(入金先)と、内容
 
 勘定科目がわかりません、という質問がよくあります。
 まず、このノートを記入する前に、自分たちの団体の予算書を確認します。
 *どの事業にいくら使う予定なのか。
 *それぞれ事業の予算額はいくらなのか
 *それぞれ事業は、どういう収入でなりたっているのか
 *それぞれ事業は、どういう支出を想定しているのか、科目を確認

 これらをみながら、今、受け取った入金が、団体のお金の動きの中の
 どれに該当するのか、を決めます。
 重要なのは、科目名、ではなく、どの事業のどういう内容のお金なのか、
 ということがわかるようにすることです。

 ★名称に、こだわる必要はありません。 
たとえば、参加料、か、参加費か、で長い時間悩んでいる人を見かけますが、
まったく無駄です。それよりも、

 何というセミナーの参加料をうけとったのか。
 単価金額と人数は正しいのか
 このセミナーは、定款で定めている事業のうちの、どれに該当するのか
 というようなことについて、考えることです。

(4)預金からお金を出してきた場合

普通預金やゆうちょ銀行からお金を出してきて、金庫へいれた場合には、ここに記入します。

(5)その日の入金額の合計
前日の繰越金額は、足し算しません!




では、具体的に書いてみると、こんな感じです。




 

NPO会計日誌の書き方(支払の部・最後の締め) NO3

  • 2017.06.14 Wednesday
  • 08:40

NPO会計日誌の書き方[支払の部]と、一日の最後の締めについて説明します。
(会計日誌については、こちらを、 収入の部の書き方については、こちらを 参照ください)

では、支払をした場合の記入の仕方です。
この日誌は、一日で一ページなので、上半分が入金、
下半分は支払を記入します。

まず、支払の記入

支払も入金同様に、どういう支払なのかを把握しなければいけません。

[事業名]どの事業の支払なのか
[勘定科目]どういう科目名なのか(予算書等参考)
[金額]
[取引先]どこへ支払ったのか(店名等)
[摘要]どういう内容の支払なのかわかるように

普通預金や、ゆうちょ銀行へ預入れした場合には、
下方の、銀行へ預入れの箇所に記入します。




その日を締めて終わる処理

まず、支払額の合計をの欄に記入します。

次に、い陵鵑砲蓮
 柄以任らの繰越額)に ◆米金合計)を足し算して、
(支払合計)を引いた額を記入します。
 椨◆櫚=


次が要注意!
「本日現金残高イ龍盂曄廚箸いν


この欄には、下方に記入する欄があるように、
お金を実際に数えて、金種別を記入し、その金額
つまり、ほんとうに金庫の中にある金額、を書きます。

この欄がもっとも重要です。

よく見かけるのは、「あるはずの額」を書く人です。
たとえば
全部で、53,920円のうち、30,000円は明日、講師料として支払を
するので、先に封筒にいれている。金庫の中にはあるけれど、
もう30,000円は払ったものと想定して、数えない、というような
「操作」をしてしまっていることが非常に多いのです。

もちろん、まだ支払をせず、金庫の中に(別封筒にしているけど)
あるにも関わらず、その日の支払の欄にも、
「講師謝金 30,000円出金」として記入してしまっています。

これは、虚偽ですね。


30,000円は、別封筒にしているけど、また人に渡していないし、
金庫の中に「存在」します。
ですから、お金を数えるときには、きちんと数えて記入すべきです。

そして、自分の印をおし、1週間に1度、あるいは1ヶ月に1度というような
ルールを決めて、第3者にも、お金を確認してもらって印を貰います。

ここまでして、初めて、正しく現金出納帳が書けたことになります。




冷や汗そんなことまで、しなくてもいいんじゃない?
そんなこと、やってられないよ、と思っている人いませんか?


このお金の出し入れが、会計のスタート地点です。
スタート地点があやふやで、どこからスタートしたのか
証明できなければ、たとえば、
駆けっこで1等賞をとっても、ほんとうに1等なのか、
怪しまれませんか?

もちろん、市販の現金出納帳でも問題ありません。
が、お金をきちんと数えて管理している、ということを
いつでも証明できるようにしておかなければいけません。
そういった意味で、エクセルで別途金種表を作成しなくても、
このノートだと、一度で済んでしまうので、とても便利です。




 

信頼性獲得のための「財務諸表」の作成

  • 2014.05.17 Saturday
  • 19:27
 NPO法人の外部報告の目的は、一般市民に対して情報開示を行うことで社会的な信頼と、より多くの共感を得ることです。そのためには、NPO法人会計基準に準拠した「正しい財務諸表」を作成しなければいけません。

NPO法人会計基準協議会から、正しい財務諸表を作成するためのチェックポイントをまとめた
ものが発行されました。重要なポイントが凝縮されていますので、ぜひご活用ください。
NPO法人会計基準協議会のHPからダウンロードできます。
または、当会計支援センターへお問い合わせください。




非常に多くの誤解
は、次の目的の違う2種類の財務諸表が、全く同じであるべきと思い込んでいることです。

^貳面榲の財務諸表(所轄庁を通して一般公開する書類)

関係者への説明責任を果たすための財務諸表(総会等に使用する書類)


もちろん、基本のデータ(数値)を書き換えてはいけませんが、フォームは違っていてもいいのです。



 ,両豺腓砲蓮NPO法人会計基準に準拠した書式を使いましょう!
この場合は、全く知らない人を対象に一般公開するものです。新聞等メディアに公開するようなものと思ってください。見る側の人は、いくつものNPO法人の財務諸表を比較してみる可能性があります。したがって、同じ書式(フォーム)で公開することが望まれます。
そのことを念頭においているのが、NPO法人会計基準です。


◆,両豺腓砲蓮基本はNPO法人会計基準に準拠しながらも、関係者等知っている人を対象にしているわけですから、過年度の決算数値と比較する財務諸表にしてみたり、予算と実績を対比した財務諸表にするなど、あるいは補足資料を追加するなどと、関係者が理解しやすいように手を加えることで、説明がしやすくなります。


この2種類の財務諸表の意図をきちんと理解し整理して、「使い分ける」ことが重要です。

年末調整還付額を給与で還付したとき

  • 2009.01.11 Sunday
  • 18:08
年末調整が終了し、給料で還付したときの処理

この時期、非常によくある質問です。
年末調整の還付額については、12月の給料支払時に還付する団体と、
1月になってからの給料支払時に還付する団体と2とおりあります。

何月の給料で還付しても、処理は同じです。

また、よくある質問に
「給料で返すのを忘れてしまったのですがどうしましょう?」というものです。

給料のときに還付する以外には方法はない、と思っていませんか?

年末調整の基本的な考え方は、
毎月毎月、給料を支払うときに預る所得税は、とりあえずの概算額。
そして、12月末に1年間の給料の総額が確定した段階で、その人の
1年間の給料総額に対する正しい所得税の金額を計算して出し、
預りすぎていたら、返す。足りなかったら、預る、ということです。

ですから預かりすぎたのを返すわけですから「本人に返せ」ばいいのです。つまり、現金で本人に返しても良いのです。ただしきちんと記録は残さなければいけません。そして、現金出納帳で出金したときの相手科目は、もちろん
「預り金ー源泉所得税」です。


さて、次のように1月分の給料で年末調整額を還付した場合



この場合についても、預っていた税金を返したわけですから、
所得税を預るときと同じ科目で処理をすればよいのです。
現金出納帳に書くときには、次のように書きます。




きっと「な〜んだ、それだけ?」と思った人もあるかもしれません。
それだけ、です。

ただし「預る」のと逆に「本人に返す」わけですから、法人から見れば
支出ですので、気をつけてください。

よく見かけるのは、還付したときの科目を「租税公課」にしている例です。
これは、間違いです!


社会保険料の支払の処理

  • 2008.12.13 Saturday
  • 15:52
社会保険料を支払ったとき、どのように処理するのでしょうか。

社会保険料が普通預金通帳から引き落とされたとき、
会計処理はどのように書けばいいのか。

社会保険料の支払については、間違いが多い処理のひとつです。

前回、給料を支払ったときに、社会保険料を預ったらどのように
帳簿に書けばよいのか、説明しました。

今回は、その給料から預った社会保険料を、社会保険事務所に
支払ったときの処理について説明します。

まず、サンプルとして、給料から社会保険料の預かりを次のように
処理している、ものとします。前回の説明を参照してください。

そして、普通預金から、社会保険料が引き落とされるのは、通常、
翌月末です。



この例は、10月分の給料から「10月分の社会保険料」を預っています。
この10月分の社会保険料が、普通預金通帳から引き落とされるのは
11月の月末です。

通常、社会保険料の引落される額は(正しく計算しているものとすれば)
(個人から預った金額*2)+児童手当拠出金 の金額です。

この例だと、
個人から預った金額=5,000円+5,000円=10,000円
法人が負担する金額=5,000円+5,000円=10,000円
児童手当拠出金  = 273円 (法人負担、標準報酬月額の1.3/1000)


社会保険事務所に支払う額は、10,000円+10,000円+273円=20,273円です。

もっとも多い間違いは、この20,273円そのままの金額を、
「法定福利費」や、「租税公課」として処理しているケースです。

前回の給料を支払ったときにも説明しましたが、社会保険料は、
給料から、本来、個人が支払うべきものを、法人が預っておいて
法人が払うべきものといっしょに、社会保険事務所に支払う仕組みとなっています。

そのため、給料から預ったものは、預り金ー社会保険料として処理しています。

それならば、その預ったものを支払ったときには同じ科目
「預り金ー社会保険料」
として処理をしなければいけないのです。
そうすると、預っていたものを支払ったよ、という処理となります。

つまり、現金出納帳で記入してみると、
支払った金額の合計は、20,273円ですが、次のように3行に分けて書きます。

≪1行目≫
   科目      支払金額
預り金ー社会保険料  10,000円(個人分預かり健康保険+厚生年金)


≪2行目≫
   科目      支払金額
法定福利費      10,000円(法人負担分健康保険+厚生年金)

≪3行目≫
   科目      支払金額
法定福利費       273円(法人負担分児童手当拠出金)


この処理の意味が理解できれば、2行目と3行目は、同じ科目なので、
合計してまとめてもOKです。

出納帳に書いてみると次のようになります。




もちろん、健康保険料と厚生年金保険料の合計が10,000円なので、
それぞれ5,000円ずつ、に行をわけて記入してもOKです。

またNPO会計日誌に書くと、次のようになります。



大切なのは、預った社会保険料は、毎回、翌月末に同じ金額の支払をして
ゼロにならなければいけないことです。

(たとえば、預った社会保険料が5,000円なのに、支払った額が
6,000円では、おかしいですよね。)

ここで、よく受ける質問があります。
 
法定福利費を介護保険事業とするのは、わかりますが、
「預り金ー社会保険料」は、何事業と書けばよいのですか?
介護保険事業と書けばよいのですか?


さて、みなさん、どのように思われますか?

法定福利費 は、法人が負担する「支出」の科目です。
でも、「預り金」は、その言葉どおり、「人からの預り」なのですから、
預って、支払って、ゼロになるわけで、どの事業のものでもないのです。
事業は、関係ないのです。 この意味、理解していただけるでしょうか?



給与を支払ったときの会計処理

  • 2008.11.14 Friday
  • 23:56
経理初心者にとって悩みの種が「給与の会計処理」

給与計算はなんとかがんばってできて、支払もできた。
でも、これを現金出納帳にはどうやって書けばいいのでしょうか?

実は、非常によく見かける例が次のような記帳の仕方です。
まず、給与明細が次のようだったと仮定します。



この給与明細では本人の差引き手取り額が194,800円となっています。
仮に、給与を現金で支払っている場合、お金が動くのは、194,800円ですね。
だから、現金出納帳を書くとすれば?
(NPO会計日誌をつかって説明します。NPO会計日誌については
こちらをご覧ください)

最もよく見かける記帳例が次のような1行です。



これは、お金が動いた金額を現金出納帳に書いているわけですから、
現金の動きとしては、OKなのですが、実は、このままではだめなんです。

なぜでしょうか?
この書き方だと、この山田さんの給与は、194,800円だということになります。
えっ!それでいいんじゃないかって? そうですか?

山田さんの給与の手取り額は、194,800円です。
でもそれは社会保険料や雇用保険や税金などをひいたあとの金額です。

山田さんの本当の給与の額は、「200,000円」です。
そして、交通費の額が「10,000円」です。

つまり法人から山田さんへの支払額は、
給与200,000円と、交通費10,000円です。
ですから、そのとおりに、200,000円と10,000円を現金出納帳の「出金」の欄に記入します。

ところが、そうすると、実際にお金が動いた金額とあいませんよね。
そこで、給与から控除した社会保険料や雇用保険や税金が、登場してくるのです。

考え方は次のとおりです。
山田さんに、200,000円の給与と、10,000円の交通費を手渡した。
でも、同時にそのときに、社会保険料と雇用保険と税金を山田さんから預った。


社会保険料と雇用保険と所得税、というのは、個人が本来払うべきものですが、
基本的に、法人側が給与を払うときに預っておいて、個人に代わって法人が支払をする、というものです。

よって、上記のように、給与を一旦払って即、社会保険料と税金を預ったという風に、現金出納帳に書くのです。

つまり、給与と交通費は「出金欄」
社会保険料と雇用保険と所得税は、「入金欄」に書いて、本人からお金を預ったとします。



このように書きます。

預ったのが、15,200円(入金)
支払ったのが、210,000円(出金)

そうすると、差引き、194,800円を支払ったということになります。
このように書かなければいけません。
これは、普通預金から支払ったときも考え方は同様です。

とてもよく見かける間違いですので、みなさん、気をつけましょう!

(ちなみに市販の現金出納帳に書くとこのようになります。)







ところで、預った社会保険料や雇用保険料の科目については、実は
いろいろな方法があります。特に雇用保険料については社会保険料とは
仕組みが違うので、厳密にいえば取扱も違います。

しかし、初心者の方にとってはあまりややこしいことを考えるより
自分が納得できるほうがいいでしょう。
とにかく社会保険、雇用保険、源泉所得税は、スタッフ個人個人のもの
なのだけれど、法人が変りに預っておいて、法人が代理で支払をしてあげる

と言う風に考える、のが混乱が少ないでしょう。

さて、この処理をしたあと、社会保険料の支払の処理もあります。
それは、次に説明しましょう。

現金出納帳 NO1

  • 2008.09.23 Tuesday
  • 21:31
「出納帳を記入する際の日付はいつ?」

とても多くこの質問を受けます。NPO法人では、事務所があって金庫が設置してあって、金庫番である会計担当者が居る、という形態をとっているところは比較的少ないですね。

団体のお金を会計担当者が封筒等にお金を入れて持ち歩くという場合も結構よくあります。すると、理事長などが普段必要な経費を立て替えておいて、後日、会計担当者と会った際に精算するということになります。

現金出納帳を記入する日付は、基本的に「団体のお金が動いた日」です。 
つまり会計担当者が、立替払いをしてくれていた人と精算をした日、ということになります。

ところが、みなさん、悩まれる問題があります。
立替払いをした日と、精算をした日の間がかなりあいていて、月が違う、という点です。

たとえば5月3日に、セミナーの会場を予約するために会場費を立替払いをします。ところが、会計担当者と会って精算するのは、7月のセミナーも終わってしまったあと、8月になってから、まとめてすべての立替を精算する、ということがあります。
みなさんも、そのようなことがありませんか?

みなさんが悩む点はこうです。
「5月に支払ったものを8月として記録して処理するのか、何かおかしいのではないか。セミナーは7月に行われたのに、8月に会場費を払ったことになるなんて、外部への説明もつじつまがあわなくて、だめなんじゃないでしょうか?」

非常にこういう相談が多くありますが、みなさんなら、どうすればいいと思われますか?


現金出納帳 NO2

  • 2008.09.22 Monday
  • 11:27
(事例)
・理事長が5月28日に、会場代を個人のお金から立替払いをした。
・その会場代は、7月に実施するセミナーの会場代の前払い
・8月5日に、法人のお金の出し入れを担当しているスタッフに、その会場代の領収証を渡して精算をした。
・担当者は、8月5日の現金出納帳記帳の際に、会場代についても記帳した。




このように、現金出納帳に記帳します。
みなさんは、このように記帳していましたか?
領収証を見ながら記帳して、5月28日の日付で現金出納帳に書いたり
していませんか?

手書きの現金出納帳なら5月のページに加えることができなくてこまる
けれども、もしエクセルで現金出納帳を書いていたら、行挿入すれば
5月28日のところに追加することができますね?

そんなことは絶対にしてはいけません!
5月28日には、法人のお金が動いていないのですし、
現金出納帳を日付をさかのぼって書く、なんていうことが言語道断です!


さて、現金出納帳を正しく8月5日の日付で記入したとします。
ところが、このようにして記帳し、集計をすると、この会場費は交通費は、8月支払い分として集計されることになります。もし月別に支出の集計をしている場合は、5月に支払をしたにもかかわらず、8月に集計されて表示されます。




こういう結果になってしまって、担当者の方の多くが、
「5月に支払をしたのに、集計では8月になるのはおかしいと思う!」と言われます。

みなさんは、どのように思われますか?
基本的に、この処理でまったく間違っていないのです。何度も言いますが、
実際にお金が動いた日に会計処理をすることが原則です。


これは、会計処理がおかしいのではなくて、法人としてそういう会計処理を
せざるを得ない「態勢」が問題です。

金銭的、人事的態勢から考えると、今のお金の精算方法がベストであり、
変更することができない、でしょうか?
あるいは、スタッフ等が立替支払いをしなくてすみような、会計態勢に
変えることができるでしょうか?

もし今の態勢を大きく変えることができないとすれば、
せめて、今の態勢のまま、すこしでも改善できる方法を検討しましょう。
、「立替払いをした場合には、精算を10日以内に行う」というような、ルールを決めるのはいかがでしょうか?
立替払いしてもらっていることをいいことにして、ルーズにいつまでも
会う機会があるまでほおっておいては、いけませんね。
法人のお金をいうことを意識して、自分たちの法人内で守ることができるルールを作ることが大切です。


もし金銭的に可能であれば、個人の財布から立替払いではなく、法人のお金から「仮払い」をして精算という方法もあります。しかしこれも、何日以内に精算する、というルールを忘れてはいけません。

もちろん、5月に支払ったものを8月に精算したけれど、5月の集計に表示するという方法は、会計処理としては「発生主義」という方法を採用すれば可能です。しかし、その前に、法人としてのお金の取扱のルールを定めて態勢を整えることの方が大切でしょう。

今のお金の取扱方法、精算の方法、支払の限度額など、法人内部で今一度検討して、皆が共有できるように、わかりやすい、守ることができるルールを考えて見ましょう。

現金出納帳と現金 NO1

  • 2008.09.21 Sunday
  • 22:28
皆さんの団体の「現金(げんきん)」って、何ですか?
きちんと、断定できますか?

現金とは、「通貨」であり「紙幣と硬貨」です。

このことはだれでもよくわかっていることでありながら、
実務では、紙幣と硬貨 だけとは限らないことが多く驚くことがあります。

団体を訪問した際に必ず「現金出納帳」を見せていただきます。
最近は、現金出納帳、は、エクセルで記録しているところが非常に多いですね。いかがですか?

現金出納帳を見ながら、通常以下のようなことを質問します。
「現金残高は、実際のお金と合わせていますか?」
「どれくらいのペースで、実際のお金とあわせるようにしていますか?」
「現金出納帳の残高と、実際のお金があわないことはありませんか?」
「お金をきちんと合わせている、とのことですが、その証拠はありますか?」
「エクセルで現金出納帳をつけている場合、プリントアウトのタイミングは?」

いかがでしょうか?
ほとんどのみなさんが、問題なく「はい、お金は合わせています」
「毎日(毎週)現金とチェックしています」「1ヶ月終了したら現金出納帳をプリントアウトしてファイルしています」というような回答が返ってきますね。

ところが、エクセルからプリントアウトされた現金出納帳をみると
「ん?・・・・・・」と思うことがあります。


さて、どういったことに「?」疑問を感じるのでしょうか。

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