現金出納帳 NO2

  • 2017.08.12 Saturday
  • 10:28

(事例)
・理事長が5月28日に、会場代を個人の財布から立替払いをした。
・その会場代は、7月に実施するセミナーの会場代の前払い
・8月5日に、法人のお金の出し入れを担当しているスタッフと

 その会場代の領収証を渡して精算をした。
・担当者は、8月5日の現金出納帳記帳の際に記帳した。




このように、現金出納帳に記帳します。
みなさんは、このように記帳していましたか?
領収証を見ながら記帳して、5月28日の日付で現金出納帳に書いたり
していませんか?

手書きの現金出納帳なら5月のページに加えることができなくてこまる
けれども、もしエクセルで現金出納帳を書いていたら、行挿入すれば
5月28日のところに追加することができてしまいます。

そんなことは絶対にしてはいけません!
5月28日には、法人のお金が動いていないのですし、
現金出納帳を日付をさかのぼって書く、なんていうことが言語道断です!


さて、現金出納帳を正しく8月5日の日付で記入したとします。
ところが、このようにして記帳し、集計をすると、この会場代や交通費は、

8月支払い分として集計されることになります

もし月別に支出の集計をしている場合は、

5月に支払をしたにもかかわらず、8月に集計されて表示されます。




こういう結果になってしまって、担当者の方の多くが、
「5月に支払をしたのに、集計では8月になるのはおかしいと思う!」

と言われます。

みなさんは、どのように思われますか?
基本的に、この処理でまったく間違っていないのです。

何度も言いますが、
実際にお金が動いた日に会計処理をすることが原則です。

これは、会計処理がおかしいのではなくて、

法人としてそういう会計処理をせざるを得ない「体制」が問題なのです。

金銭的、人事的態勢から考えると、今のお金の精算方法が

ベストでしょうか?
代表やスタッフ等が立替支払いをしなくてすみような、

会計の体制をつくりことはできないでしょうか?

あるいは、今の体制を変えることができないとすれば、
立替払いをしたお金の精算、のルールを改善できませんか?


「立替払いをした場合には、精算を1週間以内に行う」ことは

できませんか?また必ず同月以内には精算をするのは無理ですか?
立替払いしてもらっていることをいいことにして、ルーズにいつまでも
会う機会があるまでほおっておいては、いけませんね。

 

大切なことは、代表も含めて事務に携わる人全員で、どのようにすれば

処理が遅れないか、ルーズにならないか、間違いを減らせるかを

検討して「決める」ことです。

もし金銭的に可能であれば、個人の財布から立替払いではなく

法人のお金から「仮払い」をして精算という方法もあります。

当然この場合も、何日以内に精算する、というルールが必要です。

そういった事務局内の体制を整えたうえで、

「5月に支払ったものを8月に精算した」場合には、

簿記のルール「発生主義」にすれば、解決することもあります。

今回の場合であれば、会場を利用したのは7月です。

5月には「前払金」として処理をし、7月に会場代に振替える処理をし

同時に、まだ払っていないので「未払金」にします。

こうなると、簿記の知識も必要ですし作業も煩雑になります。

それよりも、まずは、
今のお金の取扱方法、精算の方法、支払の限度額など、

法人内部で今一度検討して、皆が共有できるように、わかりやすい、

守ることができるルールを考えて見ましょう。

現金出納帳 NO1

  • 2017.08.12 Saturday
  • 10:04

「出納帳を記入する際の日付はいつ?」

とても多くこの質問を受けます。NPO法人では、事務所があって金庫が設置してあって、金庫番である会計担当者が居る、という形態をとっているところは比較的少ないですね。

団体のお金を会計担当者が封筒等にお金を入れて持ち歩くという場合も結構よくあります。すると、理事長などが普段必要な経費を立て替えておいて、後日、会計担当者と会った際に精算するということになります。

現金出納帳を記入する日付は、基本的に「団体のお金が動いた日」です。 
つまり会計担当者が、立替払いをしてくれていた人と精算をした日、ということになります。

ところが、みなさん、悩まれる問題があります。
立替払いをした日と、精算をした日の間がかなりあいていて、月が違う、という点です。

たとえば5月3日に、セミナーの会場を予約するために会場費を立替払いをします。ところが、会計担当者と会って精算するのは、7月のセミナーも終わってしまったあと、8月になってから、まとめてすべての立替を精算する、ということがあります。
みなさんも、そのようなことがありませんか?

みなさんが悩む点はこうです。
「5月に支払ったものを8月として記録して処理するのか、何かおかしいのではないか。セミナーは7月に行われたのに、8月に会場費を払ったことになるなんて、外部への説明もつじつまがあわなくて、だめなんじゃないでしょうか?」

非常にこういう相談が多くありますが、みなさんなら、どうすればいいと思われますか?

 

預り金の取り扱い方法

  • 2017.07.25 Tuesday
  • 12:38

良く見かける「預り金」の処理方法

 

困った!相談事例で多いのが、

講師への謝礼金を払ったときの預り金の取り扱い方法。

 

講師謝礼金を支払ったときに「源泉所得税」を預かって

納税しなければいけないことは、比較的知られています。

ところが、その「預かる税金」の処理が問題です。


良くある困った例(?)が

本当に「預かって」いる、のでです(@_@;)

封筒にいれて「預かっている」というケースが困りものです。

たとえば、10,000円の謝礼金と決まっている場合

講師をしてくれた人には、謝金×10.21%=税金なので

10,000円×10.21%=1,021円(源泉税)を税金として

団体が預かります。講師には、10,000円-1,021円=8,979円を

手渡します。

 

問題はこのときの、現金出納帳の書き方です。

現金出納帳には、『出金、10,000円』と記録されているだけなのです。

このように書く考えは、おそらく次のようなところでしょう。

 

8,979円は、講師に手渡す。

1,021円は、税金で納付する。

結果、お金が出ていくのは10,000円だから。

そして、税金はそのまますぐに銀行で納付するか、

あるいは、封筒にいれて担当者の引出しにあったりします。

 

皆様のところは、そんなことありませんか????

 

この作業は、一見、問題なさそうなのだけれど、

やっぱりいろいろと問題がある!のです。

この方法は、日々の処理の混乱の原因となります。

そもそも、

税金を預かったことをノートに書いていないから

あとから、なにかあっても調べようもない。
これは、まずい!ばかり。

「会計」の重要なポイントは、事実を書き記すこと。

封筒に、現金をあずかっていることを、

現金出納帳に書き記しておかなければ事実といえないわけです。

今回の例で大切なのは、税金を預かって納付することが帳簿に

記録されることです。

 

現金出納帳に書くには次のように考えます。

封筒に税金をいれて管理するのはやめましょう。

 

1)講師謝金は、総額10,000円で、講師には10,000円の領収証をもらう。

→ 講師に10,000円を払った。

 

2)源泉所得税をあずからなければいけないので、10,000円を講師に

渡して、同時に、税金分の1,021円を団体に戻してもらった。

→ 講師の手取りは、8,979円になる。(領収証は10,000円)

 

3)後日、税金8,979円を納付する。

→ 納付するときにあらためて、8,979円を出金する。

 

 

このように処理することが必要です!

わからなくなったら、いつまでも悩まずにすぐに

ご相談ください(^_-)-☆

 

 

 

NPO会計日誌の書き方

  • 2017.06.14 Wednesday
  • 09:03

「NPO会計日誌」という現金出納帳があります。
1日のお金の動きを1ページで書いていくものです。

現金の管理をする上で必要な条件をクリアするのに便利なノートです。

この現金出納帳は、「会計の基本」である「現金」の管理を
正しくおこない、正しくおこなっていることをきちんと人に
証明できるように工夫されたノートとなっています。

日々のお金の動きの記録がいい加減だと、それを集計した会計書類も
信頼できないものとなります。

会計担当者が作成した会計書類が「信頼できる書類」であるかどうか、は、こういった日々の記録から証明するのです。
単に決算時点で残高が合っているだけでは、
処理が正しいかどうかは証明できませんので、注意しましょう。

では、実際に「NPO会計日誌」の書き方を見ていきましょう。


まず、NPO会計日誌の1日のページサンプルです。
ここには表現できていませんが、このノートはA4サイズのノートで
開くと、向って左側には、領収証を貼付するようになっています。
そして向って右側が、この「一日のお金の動きを記入する」場所となっています。



実際に記入してみた例が以下のようになります。
記入方法については、NO2 とNO3 で説明しましょう。

NPO会計日誌の書き方(収入の部) NO2

  • 2017.06.14 Wednesday
  • 08:55

NPO会計日誌の書き方[入金の部]について説明します
(NPO会計日誌については、こちらを参照ください)

(1)日付 最初に、日付の記入からです。
 この日付は、今、記入しようとしている「その日」です。
 買物をした日や、領収証の日、ではありません。
 
 原則はお金の出し入れをし、そのときにすぐにノートに書きます。

 そのため お金の出し入れをした日=記入する日 です。

 もし、昨日、金庫からお金を出して支払をしたけれど、忙しく、
 今日になってから、ようやくノートに記入する場合、いつの日にするか。
 金庫の残高を数えることができるのは、今、記入しているこの瞬間です。
 ですから、お金を数えて確認できる、今の瞬間の日付にします。
 今日の日付で記入して、今日の最後に、お金を数えて残高を確認します。

(2)前日からの繰越残高を記入
 前のページの最後の残高を、ここへ持ってきて記入します。
 この金額は、前のページの最後の行、「お金を数えた金額」です。 

(3)収入の内容を記入
 お金が入金になった内容を書きます。
 まず、勘定科目名、それから、金額、そして相手先(入金先)と、内容
 
 勘定科目がわかりません、という質問がよくあります。
 まず、このノートを記入する前に、自分たちの団体の予算書を確認します。
 *どの事業にいくら使う予定なのか。
 *それぞれ事業の予算額はいくらなのか
 *それぞれ事業は、どういう収入でなりたっているのか
 *それぞれ事業は、どういう支出を想定しているのか、科目を確認

 これらをみながら、今、受け取った入金が、団体のお金の動きの中の
 どれに該当するのか、を決めます。
 重要なのは、科目名、ではなく、どの事業のどういう内容のお金なのか、
 ということがわかるようにすることです。

 ★名称に、こだわる必要はありません。 
たとえば、参加料、か、参加費か、で長い時間悩んでいる人を見かけますが、
まったく無駄です。それよりも、

 何というセミナーの参加料をうけとったのか。
 単価金額と人数は正しいのか
 このセミナーは、定款で定めている事業のうちの、どれに該当するのか
 というようなことについて、考えることです。

(4)預金からお金を出してきた場合

普通預金やゆうちょ銀行からお金を出してきて、金庫へいれた場合には、ここに記入します。

(5)その日の入金額の合計
前日の繰越金額は、足し算しません!




では、具体的に書いてみると、こんな感じです。




 

NPO会計日誌の書き方(支払の部・最後の締め) NO3

  • 2017.06.14 Wednesday
  • 08:40

NPO会計日誌の書き方[支払の部]と、一日の最後の締めについて説明します。
(会計日誌については、こちらを、 収入の部の書き方については、こちらを 参照ください)

では、支払をした場合の記入の仕方です。
この日誌は、一日で一ページなので、上半分が入金、
下半分は支払を記入します。

まず、支払の記入

支払も入金同様に、どういう支払なのかを把握しなければいけません。

[事業名]どの事業の支払なのか
[勘定科目]どういう科目名なのか(予算書等参考)
[金額]
[取引先]どこへ支払ったのか(店名等)
[摘要]どういう内容の支払なのかわかるように

普通預金や、ゆうちょ銀行へ預入れした場合には、
下方の、銀行へ預入れの箇所に記入します。




その日を締めて終わる処理

まず、支払額の合計をの欄に記入します。

次に、い陵鵑砲蓮
 柄以任らの繰越額)に ◆米金合計)を足し算して、
(支払合計)を引いた額を記入します。
 椨◆櫚=


次が要注意!
「本日現金残高イ龍盂曄廚箸いν


この欄には、下方に記入する欄があるように、
お金を実際に数えて、金種別を記入し、その金額
つまり、ほんとうに金庫の中にある金額、を書きます。

この欄がもっとも重要です。

よく見かけるのは、「あるはずの額」を書く人です。
たとえば
全部で、53,920円のうち、30,000円は明日、講師料として支払を
するので、先に封筒にいれている。金庫の中にはあるけれど、
もう30,000円は払ったものと想定して、数えない、というような
「操作」をしてしまっていることが非常に多いのです。

もちろん、まだ支払をせず、金庫の中に(別封筒にしているけど)
あるにも関わらず、その日の支払の欄にも、
「講師謝金 30,000円出金」として記入してしまっています。

これは、虚偽ですね。


30,000円は、別封筒にしているけど、また人に渡していないし、
金庫の中に「存在」します。
ですから、お金を数えるときには、きちんと数えて記入すべきです。

そして、自分の印をおし、1週間に1度、あるいは1ヶ月に1度というような
ルールを決めて、第3者にも、お金を確認してもらって印を貰います。

ここまでして、初めて、正しく現金出納帳が書けたことになります。




冷や汗そんなことまで、しなくてもいいんじゃない?
そんなこと、やってられないよ、と思っている人いませんか?


このお金の出し入れが、会計のスタート地点です。
スタート地点があやふやで、どこからスタートしたのか
証明できなければ、たとえば、
駆けっこで1等賞をとっても、ほんとうに1等なのか、
怪しまれませんか?

もちろん、市販の現金出納帳でも問題ありません。
が、お金をきちんと数えて管理している、ということを
いつでも証明できるようにしておかなければいけません。
そういった意味で、エクセルで別途金種表を作成しなくても、
このノートだと、一度で済んでしまうので、とても便利です。




 

NPO会計担当者になったら、最初になにをするの?

  • 2014.07.19 Saturday
  • 16:15

 会計担当者って、たくさん、やることがあるのは、わかりました。大きく分けると、「総務的な業務」「経理的な業務」「人に関する業務」の3つ、ですね


 大きく分けると、そうですね。


 では、会計担当者になったら、まず何からするべきなのですか?


 何からだと思いますか?


 そうですねえ。会計担当者なので、やはり「経理的な業務」でしょうか?


 経理的な業務、って、たとえば、どんなのをイメージしますか?


 う〜ん、たとえば、現金の入金、出金など、いわゆる「金庫番」でしょ!


 一般的には、そうですね。商店や小規模企業などで会計をするというと、
   金庫番&出納帳の記帳が多いでしょうね。


 ん? NPO法人は、違うんですか?


 ちょっと、違うんです。NPO法人が、一般企業と決定的に違う点は、
   収入源(活動の財源)が、いろいろある
、ということなのです。


 よく・・・わかりません・・・(涙)


 具体的に言うと、例えば、八百屋さんだと、収入はなにかといえば、
   お客さんからいただく、商品の代金ですね。


 はい、いわゆる「売上」っていうものですね!


 ええ、でも、NPO法人の場合には、一つの種類だけではなく、いろんな活動を
   沢山同時に行っている、ってことが多いんです。


 それは、なんとなく、わかります(苦笑)


 たとえば、個人からの寄付金があり、また企業から寄付金を受け取ることも
  ありますね。
  あるいは、行政からの事業を委託されていて委託料の入金があったり、車を購入
  することを申請して民間助成財団からの助成金の入金もあるかもしれません。

  また行政からの補助金もあります。もちろん講座を開けば参加料があり、
  介護事業をすれば利用料もあります。

  ざっとあげただけでも、いろんな種類のお金が入ってくる、という意味は、
  わかりますね?


 ええ、、でも、まとめて「売上」にしちゃってもいいんでは?


 そうねえ、ところが、NPO法人の扱うお金は、NPO法人のもの、ではなく
  て、支援してくれている人たちから託されているお金なんです。
  「自分のお金」じゃないんです。


 そう・・・・なんですか?


 ○○の活動をしてね、といって人から預かっているお金なんです。だから、
  預かった人に対して、それぞれに「ちゃんと活動に生かしましたよ!」って
  説明する責任がある、っていうことなんですが、わかります?
  これが、企業と違うところでもありますね。



 あらあ・・・・・・(汗)


 人にお金の使い道を説明するためにも、まずは、自分の法人は、どういう種類の
  お金が、どこから入ってくるのかを知って、会計処理をすることが大切になって
  くるのです。
  そのためには、自分の法人は「今、誰に対してどういう事業を実施しているの
  か」を理解しておく必要があるのです。


 つまり・・・・どうすれば?


 つまりね、最初に、定款をみて、どういう種類の事業をすることになっている
  法人なのかを知ります。次に、事業計画書をみて、どういう事業をする予定にな
  っているのか、という全体像と事業を知ります。そして、活動予算書をみて、
  事業の計画と予算書とがどんな風になっているか、を確認するんです。


 あのぉ・・・もうハードル高すぎて、気持ちが・・・(涙)


 (笑)ですねえ。NPO法人で求められる会計担当者は、正直、大変です。
        でも、自分の法人の活動が好きだったら、その活動の一翼を担うことができる
   という意味で、「やりがいがある!」んですよ!


 でも・・・(憂鬱)


 つまりね!会計担当者になったら、最初の1,2か月は、活動の現場にせっせと
  参加して、誰を相手にどういう活動をしているのか、を、体験することから始め
  るんです。後々にまで、その時の経験は生きてくるんですよ!つまり「経理の仕
  事」から始めるのではなく、活動に参加することから始めるべきなんです
  (*^_^*)

  結局、自分のいる法人の活動の「ファン」じゃないと、会計の業務も
  できない、ってことなんですよね。


 でも、会計業務より先に、活動に参加なんて、勝手にはできないです(涙)


 (苦笑)そうね、理事長が、このことを理解してくれないといけないですね。
   私から、話してみましょう!!!!



信頼性獲得のための「財務諸表」の作成

  • 2014.05.17 Saturday
  • 19:27
 NPO法人の外部報告の目的は、一般市民に対して情報開示を行うことで社会的な信頼と、より多くの共感を得ることです。そのためには、NPO法人会計基準に準拠した「正しい財務諸表」を作成しなければいけません。

NPO法人会計基準協議会から、正しい財務諸表を作成するためのチェックポイントをまとめた
ものが発行されました。重要なポイントが凝縮されていますので、ぜひご活用ください。
NPO法人会計基準協議会のHPからダウンロードできます。
または、当会計支援センターへお問い合わせください。




非常に多くの誤解
は、次の目的の違う2種類の財務諸表が、全く同じであるべきと思い込んでいることです。

^貳面榲の財務諸表(所轄庁を通して一般公開する書類)

関係者への説明責任を果たすための財務諸表(総会等に使用する書類)


もちろん、基本のデータ(数値)を書き換えてはいけませんが、フォームは違っていてもいいのです。



 ,両豺腓砲蓮NPO法人会計基準に準拠した書式を使いましょう!
この場合は、全く知らない人を対象に一般公開するものです。新聞等メディアに公開するようなものと思ってください。見る側の人は、いくつものNPO法人の財務諸表を比較してみる可能性があります。したがって、同じ書式(フォーム)で公開することが望まれます。
そのことを念頭においているのが、NPO法人会計基準です。


◆,両豺腓砲蓮基本はNPO法人会計基準に準拠しながらも、関係者等知っている人を対象にしているわけですから、過年度の決算数値と比較する財務諸表にしてみたり、予算と実績を対比した財務諸表にするなど、あるいは補足資料を追加するなどと、関係者が理解しやすいように手を加えることで、説明がしやすくなります。


この2種類の財務諸表の意図をきちんと理解し整理して、「使い分ける」ことが重要です。

活動予算書で、借入金はどうする?

  • 2013.04.24 Wednesday
  • 08:43
 借入金は、活動予算書のどこに書けばいいの?

今、非常に多い質問です。今回、借入金を返済する予定があるけれど、活動予算書のサンプルフォームを見ても、どこにも「借入金返済」という科目がないのでどうすればいいでしょう?という問い合わせ(^_^;)

そうなんです(>_<)
活動予算書、活動計算書には、「借入金」は登場しません。借入は、たとえ手元資金は増えても、法人にとって収益でも費用でもなく、単に「借りている」だけで、貸借対照表に残高として登場するだけです。

借入をしたり、返済したことは法人の運営にとって非常に重要な事柄であり、理事会、総会など関係者にもきちんと伝える必要があるにもかかわらず、活動予算書には書けませんので、そんなときには、活動予算書の「補足資料」として「借入金の増減予定表」を作成してつけます。

言葉通り、借入金の増加、減少の予定を書いた表です。




この表は、NPO法人会計基準にある「計算書類の注記」で例示されているものです。決算書類作成の際に、活動計算書、貸借対照表にかならずつけるものとして計算書類の注記があります。

この計算書類の注記で該当する場合には記載しなければならない事項として「借入金の増減内訳」があります。それを利用しているのが、上記の表です。活動予算書作成時にも同じフォームを利用することで、決算書作成時と比較できるので便利です。

活動予算書の作成方法について、
兵庫県・神戸市発行の「NPO法人の手引き」設立・運営編
第2章 設立 55ページに詳しく書いていますので参照してみてください。

↓↓↓↓ ここから、ダウンロードできます ↓↓↓↓

県民ボランタリー活動の広場(ひょうご)
「NPO法人設立運営の手引き」各種手続き・提出書類ダウンロード
⇒ NPO法人の手引き(平成25年4月)

注記って、わかりにくい?!

  • 2012.12.09 Sunday
  • 08:43

「注記」には、何をかけばいいの?

昨日は、生きがいしごとサポートセンター阪神北主催の「NPO会計講座」でした。
内容は「NPO会計基準の勉強」で3時間の講座です。力を入れたのは「外部報告とは」
「会計基準とは」ということ、そして実務者にとっては悩ましい「注記」について、ワーク形式に
しながら、「なんとか身近な感じで理解してもらえれば!」と頑張りました。

実は現場では「注記は必要なのはわかっていても、まあいいか・・」って思ってしまうことが多く、
さあ、って思った時になにからどうしたりいのか困るのですよね。



注記のなかでも、特にみんなが悩む点は「事業別損益を作るにあたって共通経費の按分」ですが、
実は、忘れられがちだけど重要なのが「使途が制約された寄附金等の内訳」です。

この「使途が制約された寄附金等の内訳」は、任意ではなく
「該当する場合は、書かなければならない」という義務なんですよね。

NPO法人は、その法人のミッションに賛同する外部から資金を信託されて活動している
わけですから、託されている資金のうち「○○に使ってください」と指定されているものについては
「きちんと使いましたよ!」と説明するのは当然ですよね。

また、使途が指定されている寄附金について、事業年度終了時には使いきれなかった場合には、
それは次年度に、使途に従って使うことになっています」と説明することもとても大切です。
そういったことを表現できるのが注記の「使途が制約された寄附金等の内訳」です。




この部分は、NPO法人が説明責任を果たすべき重要な部分なので、きちんと表現しましょう!

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