借入金を活動計算書に

  • 2017.06.17 Saturday
  • 08:44

若かりし頃、「忙しい!」と悲鳴をあげ、

イヤミな上司に言われたイヤミを思い出します。

「キミらの仕事はたかだか時間単位だろ?ホントに忙しい人は

秒を争って仕事してるんだぞ。」

でもさすがに「そんな仕事したくもない」とは言えず、

ぐっと呑みこんだウブな時代の思い出です。

ところで4〜6月の当センター、荻野代表の日常は、

「秒」ではなくても「分」を争う日々。

会員団体への対応に追われ内部の打ち合わせなど“駆け足”もいいところ。

健康ならこそと感心します。

 

この時期、会員に限らずさまざまな団体・個人から

決算関連の質問電話が舞い込むことも多く、

筆者が対応する機会も増えます。

即答できない難問もあり、調べてお答えすることもありますが、

質問対応こそ自分の勉強にもなり、知識が広がり深まる有難い機会と

喜んでいます。

 

過日、「借入金を記載したら決算書類が合わないので困ってる」

という質問がありました。「ハハーン」と思いつつ、念のため作成中の

書類を送ってもらいました。やはり推測どおり、活動計算書に借入金を

記載しようと奮闘の模様。

でも、なんと書式は、NPO会計基準以前は一般的だった収支計算書を

アレンジしたものであり、ご苦労の跡がしのばれます。

収支計算書はお金の出入り(収支)を表記し、借入金も

「その他資金収入」として記載します。

しかし、最終的には「負債増加額」として引き算し、正味財産を算出します。

 

結果的に貸借対照表と合うものの、活動計算書に較べると、

なんとも複雑で回りくどい(不適切な表現ですみません。)思いがします。

「借金は、しても返しても、活動計算書には無関係。」

質問された方への回答でした。

 

NPO会計日誌の書き方

  • 2017.06.14 Wednesday
  • 09:03

「NPO会計日誌」という現金出納帳があります。
1日のお金の動きを1ページで書いていくものです。

現金の管理をする上で必要な条件をクリアするのに便利なノートです。

この現金出納帳は、「会計の基本」である「現金」の管理を
正しくおこない、正しくおこなっていることをきちんと人に
証明できるように工夫されたノートとなっています。

日々のお金の動きの記録がいい加減だと、それを集計した会計書類も
信頼できないものとなります。

会計担当者が作成した会計書類が「信頼できる書類」であるかどうか、は、こういった日々の記録から証明するのです。
単に決算時点で残高が合っているだけでは、
処理が正しいかどうかは証明できませんので、注意しましょう。

では、実際に「NPO会計日誌」の書き方を見ていきましょう。


まず、NPO会計日誌の1日のページサンプルです。
ここには表現できていませんが、このノートはA4サイズのノートで
開くと、向って左側には、領収証を貼付するようになっています。
そして向って右側が、この「一日のお金の動きを記入する」場所となっています。



実際に記入してみた例が以下のようになります。
記入方法については、NO2 とNO3 で説明しましょう。

NPO会計日誌の書き方(収入の部) NO2

  • 2017.06.14 Wednesday
  • 08:55

NPO会計日誌の書き方[入金の部]について説明します
(NPO会計日誌については、こちらを参照ください)

(1)日付 最初に、日付の記入からです。
 この日付は、今、記入しようとしている「その日」です。
 買物をした日や、領収証の日、ではありません。
 
 原則はお金の出し入れをし、そのときにすぐにノートに書きます。

 そのため お金の出し入れをした日=記入する日 です。

 もし、昨日、金庫からお金を出して支払をしたけれど、忙しく、
 今日になってから、ようやくノートに記入する場合、いつの日にするか。
 金庫の残高を数えることができるのは、今、記入しているこの瞬間です。
 ですから、お金を数えて確認できる、今の瞬間の日付にします。
 今日の日付で記入して、今日の最後に、お金を数えて残高を確認します。

(2)前日からの繰越残高を記入
 前のページの最後の残高を、ここへ持ってきて記入します。
 この金額は、前のページの最後の行、「お金を数えた金額」です。 

(3)収入の内容を記入
 お金が入金になった内容を書きます。
 まず、勘定科目名、それから、金額、そして相手先(入金先)と、内容
 
 勘定科目がわかりません、という質問がよくあります。
 まず、このノートを記入する前に、自分たちの団体の予算書を確認します。
 *どの事業にいくら使う予定なのか。
 *それぞれ事業の予算額はいくらなのか
 *それぞれ事業は、どういう収入でなりたっているのか
 *それぞれ事業は、どういう支出を想定しているのか、科目を確認

 これらをみながら、今、受け取った入金が、団体のお金の動きの中の
 どれに該当するのか、を決めます。
 重要なのは、科目名、ではなく、どの事業のどういう内容のお金なのか、
 ということがわかるようにすることです。

 ★名称に、こだわる必要はありません。 
たとえば、参加料、か、参加費か、で長い時間悩んでいる人を見かけますが、
まったく無駄です。それよりも、

 何というセミナーの参加料をうけとったのか。
 単価金額と人数は正しいのか
 このセミナーは、定款で定めている事業のうちの、どれに該当するのか
 というようなことについて、考えることです。

(4)預金からお金を出してきた場合

普通預金やゆうちょ銀行からお金を出してきて、金庫へいれた場合には、ここに記入します。

(5)その日の入金額の合計
前日の繰越金額は、足し算しません!




では、具体的に書いてみると、こんな感じです。




 

NPO会計日誌の書き方(支払の部・最後の締め) NO3

  • 2017.06.14 Wednesday
  • 08:40

NPO会計日誌の書き方[支払の部]と、一日の最後の締めについて説明します。
(会計日誌については、こちらを、 収入の部の書き方については、こちらを 参照ください)

では、支払をした場合の記入の仕方です。
この日誌は、一日で一ページなので、上半分が入金、
下半分は支払を記入します。

まず、支払の記入

支払も入金同様に、どういう支払なのかを把握しなければいけません。

[事業名]どの事業の支払なのか
[勘定科目]どういう科目名なのか(予算書等参考)
[金額]
[取引先]どこへ支払ったのか(店名等)
[摘要]どういう内容の支払なのかわかるように

普通預金や、ゆうちょ銀行へ預入れした場合には、
下方の、銀行へ預入れの箇所に記入します。




その日を締めて終わる処理

まず、支払額の合計をの欄に記入します。

次に、い陵鵑砲蓮
 柄以任らの繰越額)に ◆米金合計)を足し算して、
(支払合計)を引いた額を記入します。
 椨◆櫚=


次が要注意!
「本日現金残高イ龍盂曄廚箸いν


この欄には、下方に記入する欄があるように、
お金を実際に数えて、金種別を記入し、その金額
つまり、ほんとうに金庫の中にある金額、を書きます。

この欄がもっとも重要です。

よく見かけるのは、「あるはずの額」を書く人です。
たとえば
全部で、53,920円のうち、30,000円は明日、講師料として支払を
するので、先に封筒にいれている。金庫の中にはあるけれど、
もう30,000円は払ったものと想定して、数えない、というような
「操作」をしてしまっていることが非常に多いのです。

もちろん、まだ支払をせず、金庫の中に(別封筒にしているけど)
あるにも関わらず、その日の支払の欄にも、
「講師謝金 30,000円出金」として記入してしまっています。

これは、虚偽ですね。


30,000円は、別封筒にしているけど、また人に渡していないし、
金庫の中に「存在」します。
ですから、お金を数えるときには、きちんと数えて記入すべきです。

そして、自分の印をおし、1週間に1度、あるいは1ヶ月に1度というような
ルールを決めて、第3者にも、お金を確認してもらって印を貰います。

ここまでして、初めて、正しく現金出納帳が書けたことになります。




冷や汗そんなことまで、しなくてもいいんじゃない?
そんなこと、やってられないよ、と思っている人いませんか?


このお金の出し入れが、会計のスタート地点です。
スタート地点があやふやで、どこからスタートしたのか
証明できなければ、たとえば、
駆けっこで1等賞をとっても、ほんとうに1等なのか、
怪しまれませんか?

もちろん、市販の現金出納帳でも問題ありません。
が、お金をきちんと数えて管理している、ということを
いつでも証明できるようにしておかなければいけません。
そういった意味で、エクセルで別途金種表を作成しなくても、
このノートだと、一度で済んでしまうので、とても便利です。




 

「会計監査」の練習をしてみませんか?

  • 2017.06.13 Tuesday
  • 10:55

いままでの会計監査のやり方でよいのかどうか不安!

とか、 全くなにをどうすればよいのか困っている!など、

日頃の「会計監査」の悩みを、この機会に解決しましょう!!

 

会計専門家の協力を得て、NPO法人において監事が行うべき

監査(業務監査・会計監査)のうち、会計監査について

監査の練習をしてみよう! という企画です。

 

「ぜひ、経験したい!!!」という団体様を大募集です。

気になる団体様は、ぜひ、お問い合わせください!

 

*公認会計士による公式な会計監査ではありません。

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